Wie man ein Kündigungsschreiben schreibt: Tipps, Beispiele & Vorlagen

Ein aktueller Bericht von Microsoft hat ergeben, dass 52% der Millennials und Gen Z im kommenden Jahr eine Kündigung in Erwägung ziehen - das sind 3 Prozentpunkte mehr als im letzten Jahr.

Einen Job zu kündigen kann bittersüß sein.

Auf der einen Seite freust du dich wahrscheinlich auf deinen neuen Job und bist froh, deinen alten zu verlassen. Andererseits hast du noch jede Menge Bürokratie und unangenehme Gespräche vor dir.

In Filmen sieht es leicht aus, einen Job zu kündigen, aber in der Realität gibt es einige wichtige Schritte, die du beachten solltest.

Wie kündige ich einen Job auf rechtlich einwandfreie und würdevolle Weise?

Ein Gespräch mit deinem Arbeitgeber, eine zweiwöchige Kündigungsfrist und das Verfassen eines Kündigungsschreibens sind die wichtigsten Schritte, die es dir ermöglichen, deinen Job ordentlich und ohne potenzielle Konflikte zu kündigen.

In diesem Artikel gehen wir näher auf diese Schritte ein, zeigen dir, wie du ein gutes Kündigungsschreiben schreibst, und stellen dir Vorlagen und Muster für ein Kündigungsschreiben zur Verfügung.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Das Wichtigste zuerst: Ein Kündigungsschreiben ist das offizielle Dokument, mit dem du deinem Arbeitgeber mitteilst, dass du deinen Job kündigst.

Warum ist das wichtig, wenn du es ihm bereits persönlich gesagt hast?

Im Grunde genommen kann alles, was besprochen, aber nicht schriftlich festgehalten wurde, später angefochten, verdreht und zu Konflikten geführt werden. Wenn du also die Professionalität wahren und sicherstellen willst, dass dein Arbeitgeber sich an das hält, was besprochen wurde, solltest du ein Kündigungsschreiben verfassen.

Kurz gesagt, es dient dazu, mögliche Streitigkeiten zu vermeiden.

Ein Kündigungsschreiben ist nicht nur ein formelles Dokument, sondern hilft der Personalabteilung auch dabei, den Überblick zu behalten. Es dient ihnen als Referenz, wenn es um Details wie den letzten Tag der Beschäftigung oder die Kündigungsfrist geht.

Und nicht zuletzt kann ein Kündigungsschreiben auch den Grund für deine Kündigung enthalten. Das ist aber nicht immer nötig.

Du solltest ein Kündigungsschreiben professionell und formell verfassen. Daher gibt es einige wichtige Bestandteile, die jedes Schreiben enthalten sollte. Diese werden in einem späteren Abschnitt "Wie man ein Kündigungsschreiben schreibt und formatiert" behandelt.

Im weiteren Verlauf des Artikels findest du außerdem Muster und Vorlagen für Kündigungsschreiben.

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Was ist ein zweiwöchiges Kündigungsschreiben?

Ein zweiwöchiges Kündigungsschreiben wird manchmal auch als zweiwöchige Kündigungsfrist bezeichnet. Das bedeutet, dass es im Wesentlichen dasselbe ist wie ein Kündigungsschreiben.

Manchmal werden diese beiden Dokumente getrennt voneinander betrachtet, wobei in einem Kündigungsschreiben die Gründe für dein Ausscheiden genannt werden und in einem zweiwöchigen Kündigungsschreiben das Datum deines letzten Arbeitstages und deine Kündigungsfrist angegeben werden.

Es ist jedoch nicht nötig, zwei verschiedene Dokumente zu erstellen, wenn es nicht anders angegeben ist. Das macht nur mehr Arbeit für alle Beteiligten und kann zu Verwirrung führen.

Stattdessen ist es gängige Praxis, alle notwendigen Informationen in einem Dokument zusammenzufassen - dem Kündigungsschreiben.

Deshalb ist es vielleicht besser zu fragen: Was ist eine Kündigungsfrist?

Eine Kündigungsfrist ist der Zeitraum von der Einreichung des Kündigungsschreibens bis zum letzten Arbeitstag.

In einigen Ländern ist die Einhaltung einer Kündigungsfrist für deinen Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben, wobei die einzelnen Arbeitgeber die Länge der Frist in ihren Verträgen festlegen.

In den USA müssen jedoch weder der Arbeitgeber noch der Arbeitnehmer eine Kündigungsfrist für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses einhalten. Grundsätzlich ist in den Vereinigten Staaten keine rechtsverbindliche Kündigungsfrist vorgeschrieben.

Dennoch ist es üblich, dass du mindestens eine zweiwöchige Kündigungsfrist einhältst.

Was musst du also tun?

Reiche dein Kündigungsschreiben mindestens zwei Wochen vor Beendigung deines Arbeitsverhältnisses ein und gib das Enddatum in dem Schreiben an. Dies gilt als zweiwöchige Kündigungsfrist für deinen Arbeitgeber und sorgt für eine reibungslose Übergangszeit.

Wie schreibe und formatiere ich ein Kündigungsschreiben?

Es gibt einige wichtige Bestandteile, die jedes Schreiben enthalten sollte. Diese sind:

1. Dein Zeugnis steht ganz oben.

   Dein Name, deine Handynummer und deine E-Mail-Adresse sollten genügen. Eine Adresse ist optional.

2. Uhrzeit und Datum des Schreibens.

   Das ist wichtig, um festzuhalten, wann du offiziell gekündigt hast und ab welchem Datum deine Kündigungsfrist beginnt.

3. Sprich den Empfänger an.

   In der Regel ist das dein direkter Vorgesetzter oder ein Personalverantwortlicher. Gib den Namen und die Adresse des Unternehmens sowie den Namen des Empfängers an.

4. Rücktrittserklärung.

   Du brauchst nicht kreativ oder zu emotional zu sein, schreibe einfach ein oder zwei Sätze, in denen du erklärst, dass du deine derzeitige Stelle bei dem betreffenden Unternehmen kündigen wirst.

5. Der letzte Tag der Beschäftigung.

   Um professionell zu bleiben, sollten es mindestens zwei Wochen ab dem Datum des Schreibens sein. Dies gilt als Kündigungsfrist, was eine gängige Praxis ist und sicherstellt, dass die Beziehungen positiv und professionell bleiben.

6. Begründungen, Dankbarkeit und Angebot von Hilfe.

   Dies ist keine Notwendigkeit und du kannst es weglassen. Wenn du dein Arbeitsverhältnis jedoch unter guten Bedingungen beendet hast, wird das auf jeden Fall gewürdigt und bringt dir Pluspunkte und die Möglichkeit für eine zukünftige Referenz. Das Angebot, dir in der Übergangsphase zu helfen, solltest du auf jeden Fall in den Brief aufnehmen.

7. Unterschrift.

   Sage einfach "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" und unterschreibe mit deinem Namen von Hand oder füge eine digitale Signatur hinzu. Denke daran, dass dies ein offizielles Dokument ist.

Die oben beschriebenen Hauptbestandteile eines Kündigungsschreibens können auf die besonderen Umstände deines Ausscheidens aus dem Unternehmen zugeschnitten werden.

Jedes Kündigungsschreiben sollte jedoch mindestens diese Punkte enthalten.

Beispiele für ein einfaches Kündigungsschreiben

In diesem Abschnitt findest du Vorlagen und Beispiele für spezielle Kündigungsschreiben, die du herunterladen und verwenden kannst, um dir in dieser ohnehin schon stressigen Zeit etwas Zeit und Nerven zu sparen.

Muster für ein Standard-Kündigungsschreiben #1

Dieses Muster für ein Standard-Kündigungsschreiben enthält alle notwendigen Bestandteile. Es liefert die Informationen, nennt klar den Zweck und zeigt die Wertschätzung für das Unternehmen. Schließlich bietet es auch Hilfe an.

Standard-Kündigungsschreiben herunterladen (.docx)

Muster für ein einfaches Kündigungsschreiben #2

Dieses Beispiel für ein einfaches Kündigungsschreiben zeigt, wie du dein Schreiben alternativ formulieren kannst, ohne dabei alle notwendigen Elemente zu vernachlässigen.

Es ist gut, einige Strategien zu erwähnen, die du mit deinem Vorgesetzten besprochen hast, z.B. was der Plan für deine letzten zwei Wochen ist.

Grundlegendes Kündigungsschreiben herunterladen (.docx)

Muster für ein kurzes Kündigungsschreiben #3

Ein Kündigungsschreiben ist schließlich nur ein formelles Dokument. Es muss eigentlich nur die Daten für die zweiwöchige Kündigungsfrist und deine Kündigungserklärung enthalten.

Wenn du also wirklich gehen willst und dich darauf freust, deinen alten Job zu kündigen, was auch immer der Grund sein mag, ist es völlig in Ordnung, ein minimalistisches Kündigungsschreiben zu schreiben. Es ist nicht nötig, etwas weiter auszuführen.

Kurzes Kündigungsschreiben herunterladen (.docx)

Kündigungsbriefvorlage für jeden Anlass

Im vorherigen Abschnitt haben wir dir Beispiele für Kündigungsschreiben gegeben. In diesem Abschnitt bieten wir dir Vorlagen für Rücktrittsschreiben für jeden Anlass.

Kopiere einfach den Text und füge deine Informationen und Details ein.

Kündigungsschreiben


[Dein Name],
[Deine Telefonnummer],
[Deine E-Mail]
[Datum des Schreibens]
[Name des Empfängers]
[Name des Unternehmens]
[Adresse des Unternehmens]

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

Bitte nimm dieses Schreiben als meine formelle Kündigung von [Name des Unternehmens] von meiner Position als [deine Position] an. Mein letzter Tag ist[Wochentag], [Monat, Tag, Jahr], zwei Wochen nach heute.

Ich möchte [Name des Unternehmens] dafür danken, dass sie mir in den letzten [Anzahl] Jahren die Möglichkeit gegeben haben, mich beruflich weiterzuentwickeln. Besonders gern erinnere ich mich an [eine schöne Gewohnheit in der Firma / eine teambildende Erfahrung / eine Weihnachtsfeier]. Ich wünsche [Name des Unternehmens] und meinem Team das Beste.

In den nächsten zwei Wochen werde ich [die Aufgaben, die du hinterlassen hast] erledigen und dich, wie besprochen, dabei unterstützen, jemanden zu finden, der meine Aufgaben übernimmt.

Bitte lass mich wissen, wenn ich noch etwas für dich tun kann.

[Dein Name]

Häufige Fehler im Kündigungsschreiben und was man nicht schreiben sollte

In diesem Abschnitt sehen wir uns die häufigsten Fehler in einem Kündigungsschreiben an, die du vermeiden solltest, und besprechen, was ein Kündigungsschreiben nicht enthalten sollte.

Ein Kündigungsschreiben ist zwar ein recht kurzes und standardisiertes Dokument. Aber manchmal ist man versucht, sich zu viel vorzunehmen und Dinge hineinzuschreiben, die man besser weglassen sollte.

Hier sind die häufigsten Fehler in einem Kündigungsschreiben:

1. Vergiss nicht, ein Rücktrittsschreiben zu schreiben.
2. An wen richtest du ein Kündigungsschreiben?
3. Keine Kündigungsfrist angeben.
4. Erwähne nicht deinen neuen Job.
5. Sei nicht kleinlich.
6. Vermeide es, lange Begründungen für deinen Rücktritt zu schreiben.
7. Nenne niemals die Gründe, warum du deinen Job/Boss/das Unternehmen gehasst hast.
8. Sei nicht emotional und formlos.

Schauen wir uns diese Fehler und Dinge, die du beim Schreiben eines Kündigungsschreibens vermeiden solltest, genauer an.

• Vergiss nicht, ein Kündigungsschreiben zu schreiben. Das ist ziemlich selbsterklärend. Ein Kündigungsschreiben ist ein sehr wichtiges formelles Dokument, das du einreichen solltest, wenn du aus einem Unternehmen ausscheidest. Wenn du es nicht vorlegst, wirkt das unprofessionell und kann sogar zu Konflikten bei der Gehaltsabrechnung führen. Also schreibe den Brief, schau dir die Vorlagen unten an, unterschreibe ihn, stecke das Kündigungsschreiben in einen Umschlag und reiche ihn ein.
• An wen richtest du ein Kündigungsschreiben? Solltest du das Kündigungsschreiben an die Personalabteilung oder an deinen Chef richten? Du denkst vielleicht, dass du dich direkt an den Geschäftsführer oder den Inhaber des Unternehmens wenden solltest, aber das ist in den meisten Fällen ein Fehler. Wenn du in einem großen Unternehmen arbeitest, kennt dich der Geschäftsführer vielleicht gar nicht, und er kümmert sich sicher nicht um Angelegenheiten wie Kündigungen. Deshalb ist es am besten, wenn du dein Kündigungsschreiben an deinen Vorgesetzten oder einen Personalverantwortlichen richtest. Wenn du dir nicht sicher bist, fragst du am besten einfach nach.
• Keine Kündigungsfrist angeben. Du fragst dich vielleicht, wie lange du für deine derzeitige Stelle eine Kündigungsfrist einhalten musst. Kurz gesagt: mindestens zwei Wochen. Es ist wirklich unprofessionell, überhaupt nicht zu kündigen, auch wenn das in den USA nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Auch hier solltest du mit deinem Vorgesetzten sprechen und eine gemeinsame Basis finden. Es kann sein, dass es länger oder kürzer als 2 Wochen sein muss.
• Erwähne deinen neuen Job nicht. Auch wenn es verlockend ist, ein wenig zu prahlen, weißt du nie, wie sich die Dinge entwickeln werden. Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, wenn es mit deinem neuen Job nicht klappt, solltest du nichts über deine Pläne sagen. Denke daran, dass du nicht verpflichtet bist, diese Informationen preiszugeben.
• Sei nicht kleinlich. Versuche, keine kleinliche Bemerkung zu machen, auch wenn du es wirklich willst. Du weißt nie, wann du ein Arbeitszeugnis brauchst oder wie sich die Dinge entwickeln werden. Es ist am besten, im Guten zu gehen und die Tür offen zu lassen.
• Vermeide es, lange Erklärungen für deinen Rücktritt zu schreiben. Du kannst zwar in ein oder zwei Sätzen deine Gründe nennen, aber am besten besprichst du die Details und die ganze Situation, die dich zur Kündigung veranlasst hat, direkt mit der Führungskraft. Es ist nicht der Zweck des Kündigungsschreibens, diese Erklärung abzugeben.
• Zähle niemals die Gründe auf, warum du deinen Job/Boss/das Unternehmen gehasst hast. Ja, das mag kathartisch sein. Aber es ist auch absolut sinnlos. Du solltest diese Gründe mit deinem Chef unter vier Augen besprechen, anstatt sie in einem Brief aufzuführen, dessen einziger Zweck es ist, aus bürokratischen Gründen ein Enddatum für dein Arbeitsverhältnis anzugeben.
• Sei nicht emotional und informell. Ein Kündigungsschreiben ist ein formelles Dokument, in dem das Datum der Beendigung deines Arbeitsverhältnisses und deine Kündigungsfrist festgehalten werden. Punkt. Es ist kein Platz für Gefühle, Witze oder Beleidigungen. Sei professionell und vermeide solche Formulierungen.

Wie man eine Kündigungs-E-Mail schreibt (+Beispiel)

Auch wenn es am besten ist, dein Kündigungsschreiben persönlich und auf Papier zu überreichen, ist das manchmal nicht möglich.

Heutzutage arbeiten immer mehr Menschen aus der Ferne oder haben einen flexiblen Arbeitsplan, was es schwierig macht, sich persönlich zu treffen.

In solchen Fällen ist es am besten, wenn du deine Kündigung per E-Mail übermittelst. Bemühe dich um ein persönliches Gespräch mit deinem Arbeitgeber, um ihn über deinen Entlassungswunsch zu informieren. Schicke ihm dann ein Kündigungsschreiben per E-Mail.

Wie versendet man also eine Kündigungs-E-Mail?

In diesem Abschnitt findest du hilfreiche Tipps, wie du dein Kündigungsschreiben am besten formulierst, und auch ein Muster für eine Kündigungs-E-Mail.

1. An wen sollte die Rücktritts-E-Mail gerichtet werden? Du solltest die E-Mail an deine/n Vorgesetzte/n adressieren. CC einen Personalleiter, der für die Bearbeitung von Kündigungen zuständig ist.
2. Betreffzeile der Rücktritts-E-Mail. Du fragst dich, wie du eine Kündigungs-E-Mail betiteln sollst? Du brauchst nicht allzu kreativ zu sein, schreibe einfach "Kündigung" oder "Kündigung - Dein Name" in die Betreffzeile.
3. Rücktritts-E-Mail als Anhang? Es liegt ganz bei dir, ob du das Kündigungsschreiben an die E-Mail anhängen möchtest. Oder du schreibst es direkt in den Text der E-Mail. Das Anhängen des Schreibens ist vielleicht besser, da der Personalverantwortliche es dann einfach herunterladen, ausdrucken und zu seinen Unterlagen legen kann.
4. Füge eine Rücktrittserklärung und eine Kündigung bei. Dies sind die beiden wichtigsten Bestandteile eines Kündigungsschreibens. Du solltest sie also unbedingt in die Kündigungs-E-Mail aufnehmen. Die Kündigung enthält den Tag des Schreibens (der standardmäßig in der E-Mail vermerkt ist) und die Angabe deines letzten Arbeitstages. Das sollte mindestens 2 Wochen nach dem Tag sein, an dem du die Kündigungs-E-Mail verschickt hast.
5. Mach es kurz und professionell. Es ist nicht nötig, dass du im Detail erklärst, warum du dich entschieden hast zu gehen und was deine Pläne sind. Wenn du das Bedürfnis hast, kannst du dies persönlich besprechen.
6. Drücke deine Dankbarkeit aus und biete deine Hilfe beim Übergang an. Auch hier solltest du dich nicht zu sehr darüber auslassen, wie dankbar du bist. Es ist völlig in Ordnung, es in ein oder zwei Sätzen zu erwähnen. Denke aber daran, dass es sich um ein formelles Dokument handelt, in dem kein Platz für zu viele Gefühle ist.
7. Nachfassen. Wenn du ein oder zwei Tage lang nichts von dir hören lässt, kann es gut sein, dass mit der E-Mail etwas schief gelaufen ist. Vielleicht ist sie im Spam gelandet oder du hast einen Tippfehler in der Empfängerzeile gemacht. Deshalb ist es wichtig, eine Folge-E-Mail zu schicken.

Wenn du dich immer noch fragst, wie du eine Kündigungs-E-Mail schreiben sollst, sieh dir die folgende Muster-Kündigungs-E-Mail an.

Muster für eine Rücktritts-E-Mail


E-Mail Betreffzeile: Kündigung - [Dein Name]

Sehr geehrter [Name des Vorgesetzten/HR-Managers],

Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich als [Ihre Position] bei [Name des Unternehmens] kündige. Mein letzter Tag ist [Wochentag], [Monat, Tag, Jahr], zwei Wochen nach heute.

Ich bin gerne bereit, dich in der Übergangszeit zu unterstützen. Bitte lass mich wissen, wenn ich dir den Übergang erleichtern kann.

Du kannst mich jederzeit über diese E-Mail-Adresse oder unter [deine Telefonnummer]

erreichen. Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name]

Abschieds-E-Mail an Mitarbeiter/innen (+Beispiel)

Einen Job zu verlassen, kann sicher aufregend sein, aber oft auch ein bisschen traurig. Vor allem, wenn der Grund für deine Kündigung etwas anderes war als ein schlechtes Verhältnis zu deinen Kollegen.

Laut der Umfrage von 2021 über Freundschaften am Arbeitsplatz und Glück geben 57% der Befragten an, dass die Arbeit mit einem besten Freund oder einer besten Freundin am Arbeitsplatz mehr Spaß macht. 22% fühlen sich mit Freunden produktiver.

Ich denke, wir sind uns alle einig, dass ein Arbeitskollege oder eine Arbeitskollegin das Leben tatsächlich leichter macht und uns hilft, eine bessere Work-Life-Balance zu finden.

Wenn die Zeit kommt und du dich von deinen Arbeitskollegen trennen musst, solltest du nicht vergessen, dich von ihnen zu verabschieden. Du weißt nie, wann du jemanden aus deinem Netzwerk brauchst, der dir unter die Arme greift.

Und anstatt 50 Personen einzeln eine Abschieds-E-Mail zu schicken, schicke einfach eine wirklich gut formulierte E-Mail an alle auf einmal.

So wie diese hier: