Assistentin der Geschäftsführung bei Artisan Partners Lebenslaufbeispiel

Eingestellt von: Artisan Partners

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Assistentin der Geschäftsführung bei Artisan Partners Lebenslaufbeispiel (Volle Textversion)

Amy Roberts

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Telefonnummer: 555-555-5555

Profil

Kompetente Assistentin der Geschäftsleitung mit mehr als 11 Jahren Verwaltungserfahrung, die an CEOs, CFOs und andere Führungskräfte berichtet.
Dient als effektiver Gatekeeper, bereitet gut recherchierte und genaue Dokumente vor, verwaltet volle Kalender und erledigt effizient die täglichen Büroaufgaben;
Hervorragende Kenntnisse in der Planung und Durchführung von Inlands- und Auslandsreisen.
Geübter Nutzer von MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Project und Outlook). Tippt 75+ WPM.

Berufserfahrung

10/2019 - derzeit, Assistentin der Geschäftsleitung, Plante Moran

Administrative Unterstützung von 2 Partnern, 4 Managern - einschließlich ihrer Teams.
Verantwortlich für die rechtzeitige Fertigstellung, den Druck und die Bindung von Materialien.
Führen von vollen Kalendern und Zeitplänen für die Partner, einschließlich der Planung von Besprechungen, Telefonaten und Schulungen über mehrere Zeitzonen hinweg, um deren Effizienz um 15% zu steigern.
Effektive Kommunikation mit dem Vorstand, den Aktionären und anderen leitenden Angestellten.
Erledigung von Reisevorbereitungen einschließlich Flügen, Hotels und Mietwagen mit Concur.
Vorbereiten und Überprüfen von Berichten, Tabellen, Präsentationen und fertigen Dokumenten in Bezug auf die Aufgaben der Führungskräfte.
Effektive Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams innerhalb und außerhalb des Unternehmens.
Verantwortlich für die rechtzeitige Einreichung von Spesenabrechnungen und Quittungen.
Koordinierung von Schulungsräumen, Material, Catering, Technik und anderen für jede Veranstaltung erforderlichen Elementen.

05/2017 - 10/2019, Assistentin der Geschäftsführung, Baptist St. Anthony's, Vereinigte Staaten

Personal- und Verwaltungsunterstützung für 4 Direktoren und 7 Abteilungen.
Verwaltung der Gehaltsabrechnung für über 450 Mitarbeiter.
Führen von Kalendern und Zeitplänen für mehr als 7 leitende Angestellte.
Aufzeichnung, Vorbereitung und Verteilung von Protokollen der monatlichen Mitarbeiterbesprechungen für 7 Abteilungen.
Erstellung von Powerpoints für monatliche Mitarbeiterversammlungen.
Erstellung und Pflege mehrerer Tabellenkalkulationen in Excel mit komplexen Funktionen.
Unterstützung des Unternehmens bei der Einhaltung von Vorschriften durch E-Mail-Korrespondenz mit Mitarbeitern.
Auszeichnung für schnelle Auffassungsgabe und Einfallsreichtum.
Wahrung der erforderlichen Vertraulichkeit gemäß HIPAA-Richtlinien in Bezug auf Patienten und Mitarbeiter.
Experte für die Kronos-Zeiterfassungssoftware; Quelle für fachkundige Anweisungen an Kollegen.
Bei Bedarf administrative Unterstützung für andere Abteilungen.

02/2015 - 04/2017, Assistentin der Geschäftsleitung/Projektmanagerin, Loma Custom Homes, Vereinigte Staaten

Assistentin des CEO und des CFO.
Koordinierte die Projektdokumentation und sorgte für deren Einhaltung und Vollständigkeit, einschließlich der erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen.
Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Auftragnehmern, Unterstützung bei der Einholung von Angeboten, Vergabe von Aufträgen
Erstellung und Pflege von Bauzeitplänen in Zusammenarbeit mit dem Außendienst, um die rechtzeitige Fertigstellung von Projekten zu gewährleisten
Priorisierung von Aufgaben, um die erfolgreiche Durchführung von Projekten innerhalb des Zeit- und Budgetrahmens zu gewährleisten.
Verwaltete mehrere Projekte gleichzeitig und schloss jedes Projekt innerhalb des Budgets oder darunter ab
Organisierte Reisen, einschließlich Flüge, Hotels und Mietwagen für den CEO und den CFO.
Wurde von den Eigentümern ausgewählt, um die Budgets und Zeitpläne für alle Wohnprojekte zu verwalten.
Einführung effektiver Unternehmensverfahren, die die Fertigstellungszeit bei Neubauten um 25 % verkürzten.
Erstellte und pflegte die Kalender für den CEO und den CFO und sparte so pro Woche mehr als 12 Stunden pro Führungskraft.
Wurde immer wieder für seine Fähigkeit ausgezeichnet, neue Ideen schnell und effektiv umzusetzen.
Organisation von Kundenempfängen zweimal im Jahr, einschließlich Ort, Catering und Geschenke für jeden neuen Kunden.

07/2010 - 12/2014, Assistentin der Geschäftsleitung/Büroleiterin, Cannon Computer Services, Vereinigte Staaten

Beantwortung aller eingehenden E-Mails, Anrufe und Website-Anfragen.
Unterstützung bei der Recherche und Verwaltung, Projektmanagement, Veranstaltungsplanung und Öffentlichkeitsarbeit.
Vorbereitung von Berichten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Dokumenten für den Auftrag der Geschäftsführung.
Sicherstellung der korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung für stundenweise bezahlte Mitarbeiter.
Organisation von Reisen, Mietwagen und Hotels für den CEO
Sicherstellung der Verfügbarkeit von Werkzeugen, Material und Ausrüstung für große Projekte, einschließlich der Anmietung großer Aufzüge.
Erstellung und Aktualisierung sämtlicher Mitarbeiterakten, Schulungsunterlagen und vertraulicher Akten.
Erarbeitung und Festlegung der organisatorischen Ziele, Richtlinien und Verfahren der Abteilung.
Entwicklung eines Flussdiagramms für Computerreparaturen, das eine genaue und wiederholbare Arbeit sicherstellte und die Zahl der Rückrufe um 45 % reduzierte.
Einführung einer produktiven CRM-, Berichts- und Inventarisierungssoftware, die die Gemeinkosten um 29 % reduzierte.
Bereitstellung von Helpdesk-Support, einschließlich Virenentfernung, Hardware-Fehlerbehebung und -Austausch, Software-Upgrades und -Installation.
Projektleiter für Großprojekte zur Installation von CAT-6, Telefonsystemen und Kamerasystemen innerhalb des Zeit- und Kostenrahmens.

Qualifikationen

Software:

- Microsoft Office; Word, Excel, PowerPoint, Outlook - G Suite - Microsoft Project - Microsoft Lync - Kronos Workforce Management - Quickbooks - Zoho Suite - Windows 7, 8, 10 - Chrome - Firefox - Internet Explorer

Büro:

- Tippen 75+ WPM - Dateneingabe - Terminplanung - Ablage & Alphabetisierung - Versand - Inventarverwaltung - Kalenderverwaltung - Tabellenkalkulationen - Buchhaltung - Notar in Colorado

Kommunikation:

- Anrufscreening und -weiterleitung - Kundenbeziehungen - Instant Messaging - E-Mail-Korrespondenz - Entgegennahme von Nachrichten

Planung:

- Reisearrangements - Derzeitiges Reisebüro - Terminplanung - Projektmanagement - Besprechungen - Recherche - Fristen

Einhaltung von Vorschriften:

- HIPAA - PCI DSS - GDPR

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