P Card Administrator bei Vallourec Lebenslaufbeispiel

• Leitete ein Team von 5 Beschaffungskartenspezialisten und sorgte für die rechtzeitige und korrekte Bearbeitung von Compliance-basierten Prüfungen und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren.
• Implementierung eines neuen Systems zur Verfolgung und Abstimmung der Ausgaben für Beschaffungskarten, was zu einer 50-prozentigen Verringerung der Fehlerquote und einer erhöhten Transparenz der Ausgaben führte.
• Durchführung regelmäßiger Schulungen für Teammitglieder und andere Abteilungen zu bewährten Praktiken und Compliance-Anforderungen im Bereich der Beschaffungskarten, was zu einer verbesserten Nutzung und weniger Compliance-Problemen führte.
• Zusammenarbeit mit den Finanz- und Buchhaltungsteams, um den Abstimmungsprozess zu rationalisieren und die für den Monatsabschluss benötigte Zeit um 25 % zu reduzieren.
• Gründliche Analyse von Kreditkartendaten, um Trends und Muster zu erkennen.
• Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams, um neue Compliance-Prozesse zu implementieren, was zu einer 40-prozentigen Steigerung der Compliance-Prüfungen führte.
• Außergewöhnlicher Kundenservice für Karteninhaber, der Anfragen und Probleme zeitnah und professionell löste, was der Abteilung Anerkennung einbrachte.

P-Karten-Verwalter

Bereitstellung von Schulungen für neue Karteninhaber.

Beantragung der Procurement Card und Pflege der Benutzerdaten durch J.P. Morgan Chase.

Eingabe und Pflege von Procurement Card-Informationen in PeopleSoft Financials.

Unterstützung der Endbenutzer beim Abstimmungsprozess in PeopleSoft Financials.

Direkter Kontakt mit Chase bezüglich verlorener/kompromittierter Karten.

Recherchieren von Karteninhaber-Kreditkarten/Problemen auf der Smart Data Website

Pflege der Excel-Tabelle mit Beschaffungskartendaten

Erleichterung der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen durch wettbewerbsorientierte Ausschreibungsverfahren.

Angebotsauswertung und -tabellierung.

Versenden, Einsammeln und Tabellieren von Fragebögen zu Lieferantenreferenzen.

Bearbeitung von Bestellanforderungen zur Erstellung von Bestellungen.

Vorbereitung von Vereinbarungen und Verträgen mit Lieferanten für die vom Bezirk vergebenen Angebote.

• Erfolgreiche Verhandlungen mit Lieferanten, die zu einer Kostensenkung von 15 % bei den Rohstoffen für die Unternehmensproduktion führten.
• Effiziente Verwaltung von Bestellungen, Gewährleistung der rechtzeitigen Lieferung von Materialien und Produkten zur Einhaltung von Produktionsfristen.
• Aufbau und Pflege positiver Beziehungen zu Lieferanten, was zu verbesserten Preisen und Geschäftsbedingungen führte.

Erleichterung der Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen durch wettbewerbsorientierte Ausschreibungsverfahren.

Angebotstabellierungen.

Versenden, Einsammeln und Auswerten von Fragebögen zu Lieferantenreferenzen.

Bearbeitung von Bestellanforderungen zur Erstellung von Bestellungen.

Vorbereitung von Vertragserklärungen und Verträgen für Lieferanten, die den Zuschlag für den Bezirk erhalten haben.

Beantragung von Procurement Cards und Benutzerverwaltung über J.P. Morgan Chase und

PeopleSoft Financials.

Aufgaben des allgemeinen Sachbearbeiters

Pflege von Lieferanteninformationen in PeopleSoft Financials, einschließlich Lieferantenaktivierung, Kontaktinformationen

Kontaktinformationen, W-9s und Sole-Source-Pakete.

Mithilfe bei der Erstellung und Änderung von Abteilungsformularen und Tabellenkalkulationen.

Unterstützung der Endbenutzer bei der Navigation in PeopleSoft Financials beim Online-Empfang von Waren und Dienstleistungen. Unterstützung von

Unterstützung der Endbenutzer bei der Pipeline-Navigation zum Auffinden von Anbietern, die den Zuschlag erhalten haben, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.

Abgleich von Bestellungen mit Lieferantenrechnungen unter Anleitung des Einkäufers und/oder der Kreditorenbuchhaltung.

Unterstützung des Einkäufers bei Angebotseröffnungen. Unterstützung des Einkäufers bei komplexen Angebotstabellen.

Versenden, Einsammeln und tabellarisches Auswerten von Lieferantenreferenzfragebögen.

Bearbeitung von Bestellanforderungen im Auftrag des Einkäufers. Vorbereitung von Vertragserklärungen für Lieferanten, die vom Distrikt den Zuschlag erhalten haben, sowie von Sole Source-Lieferanten.

Beantragung von Procurement Cards und Pflege der Benutzerdaten durch J.P. Morgan Chase.

Eingabe und Pflege von Procurement Card-Informationen in PeopleSoft.

• Bearbeitung und Pflege genauer Datensätze für über 500 Personalakten, was zu einer erheblichen Verringerung der Fehlerquote und einer höheren Effizienz bei der Datenverwaltung führte.
• Verwaltete eingehende Telefonanrufe, E-Mails und Korrespondenz und sorgte dafür, dass Kunden und Kollegen zeitnahe und professionelle Antworten erhielten.
• Koordinierung der Logistik und Planung von Veranstaltungen für Mitarbeiterschulungen, was zu einer verbesserten Arbeitsmoral und höheren Produktivität der Teammitglieder führte.
• Durchführung von Recherchen und Analysen zu wichtigen Projektkennzahlen, die der Geschäftsleitung wertvolle Erkenntnisse lieferten und zur strategischen Entscheidungsfindung beitrugen.