Wenn du deinen Job verlässt, sei es wegen einer Traumchance, dem Verlust des Arbeitsplatzes oder weil du einem giftigen Arbeitsplatz entfliehen willst, kann das ein wichtiges Ereignis in deiner Karriere sein. Auch wenn die Gründe für deinen Weggang unterschiedlich sind, ist die Art und Weise, wie du dich von deinen Kolleginnen und Kollegen verabschiedest, entscheidend.
Es ist nie klug, Brücken abzubrechen. Entscheide dich stattdessen für einen reibungslosen Abgang - und das erreichst du, indem du eine gut geschriebene Abschieds-E-Mail an deine Kolleginnen und Kollegen schickst.
Eine nette Abschieds-E-Mail an deine Kolleginnen und Kollegen sorgt dafür, dass du mit einem guten Gefühl gehst und im besten Licht in Erinnerung bleibst.
Du kannst sie entweder an eine Gruppe von Kolleginnen und Kollegen schicken oder eine persönliche Abschiedsmail verfassen.
Schließlich sind nicht alle Kolleginnen und Kollegen gleich - einige sind vielleicht zu deinen Freunden geworden, andere waren deine Vorgesetzten und wieder andere hast du kaum gekannt.
Das mag nach viel klingen, vor allem jetzt, wo du damit beschäftigt bist, deine letzten Aufgaben zu erledigen, aber wir sind hier, um dir zu helfen. In diesem Artikel findest du drei Muster für Abschieds-E-Mails, die du als Vorlage für deine eigene Abschiedsnachricht an deine Kolleginnen und Kollegen verwenden kannst - ganz gleich, ob es sich um deine engsten Freunde oder fast völlig Fremde handelt.
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Warum sollte ich eine Abschieds-E-Mail an meine Kolleginnen und Kollegen schreiben?
Auch wenn viele schon wissen, dass du gehst, solltest du deinen Kolleginnen und Kollegen trotzdem eine offizielle Abschiedsmail schicken.
Fragst du dich, warum? Hier sind die vier wichtigsten Gründe:
- Es ist gutes Benehmen. Ehrlich gesagt, wird eine ordentliche Abschieds-E-Mail erwartet. Es gibt so etwas wie eine Etikette. Du hast wahrscheinlich viel Zeit mit deinen Kolleginnen und Kollegen verbracht, also haben sie es verdient, dass du ihnen ein wenig Zeit schenkst. Mit anderen Worten: Es ist höflich, sich von ihnen zu verabschieden.
- Es ist eine Gelegenheit zum Netzwerken. Auch wenn dieser Punkt sehr berechnend klingen mag, weißt du nie, welche Beziehungen am Arbeitsplatz in fünf oder zehn Jahren noch nützlich sein werden. Was ist, wenn dein Kollege oder deine Kollegin in Zukunft ein erfolgreiches Unternehmen gründet und Mitarbeiter/innen braucht? Aus diesen Gründen ist es eine gute Idee, mit einem guten Gefühl abzuschließen und einen guten letzten Eindruck zu hinterlassen.
- Das ist Teil eines sinnvollen Übergangs. Es gibt einen Grund, warum Menschen sich von etwas verabschieden. Verabschiedungen sind Rituale. Sie helfen uns, ein Kapitel zu schließen und ein neues aufzuschlagen. Ein herzlicher Abschiedsbrief an die Kolleginnen und Kollegen ist vielleicht die letzte Aufgabe, die du an deinem jetzigen Arbeitsplatz erledigst. Ein persönlicher Schlussstrich kann sich wie ein schöner Abschluss anfühlen.
- Es ist informativ. Eine Abschiedsmail an deine Kollegen hat auch eine praktische Funktion. Ersetzt dich jemand aus dem Team und wird er oder sie nun alle deine bisherigen Aufgaben übernehmen? Das solltest du auf jeden Fall in deiner Abschieds-E-Mail erwähnen, denn das erleichtert den Übergang.
Es ist wichtig zu wissen, wann du deine Abschieds-E-Mail an deine Kollegen schicken solltest.
Einerseits kann es genauso schlecht sein, sie zu früh zu schicken, wie sie gar nicht zu schicken. Es kann sehr ablenkend wirken und du musst dich mit vielen Fragen oder Tratsch auseinandersetzen.
Andererseits ist es auch nicht gut, die E-Mail am letzten Arbeitstag zu verschicken. Im Idealfall solltest du deinen Kolleg/innen Zeit geben, sich darauf einzustellen, sie zu bearbeiten (falls nötig) oder dir wichtige Fragen zu stellen, die eine reibungslose Umverteilung deiner aktuellen Aufgaben gewährleisten.
Daher ist der ideale Zeitpunkt für das Versenden einer E-Mail drei oder vier Tage vor deiner Abreise.
In diesem Zeitrahmen haben deine Kolleginnen und Kollegen genug Zeit, sich auf die Veränderung einzustellen, aber gleichzeitig kündigst du deinen Abschied nicht zu früh an, was den Eindruck erwecken könnte, dass du es zu eilig hast, zu gehen.
Schließlich solltest du nie eine Abschieds-E-Mail schicken, bevor
- du deine offizielle Kündigung oder ein Kündigungsschreiben eingereicht hast
- dein Chef und deine Vorgesetzten richtig informiert sind und die Bedingungen deines Ausscheidens bestätigt haben
- du deinen neuen Vertrag unterschrieben hast (falls du gehst, weil du ein Angebot von einem anderen Arbeitgeber bekommen hast)
Wie schreibe ich eine Abschiedsmail an meine Kollegen in 10 Schritten
Jetzt, wo du weißt, warum und wann du dich verabschieden solltest, fragst du dich vielleicht, WIE genau du deine Kollegen darüber informierst, dass du gehst.
Befolge einfach diese 10 Schritte:
1. Sorge dafür, dass der Zeitpunkt richtig ist
Wie bereits im vorherigen Kapitel erwähnt, ist der Zeitpunkt des Briefes fast genauso wichtig wie sein Inhalt. Das Letzte, was du mit deiner E-Mail erreichen willst, ist, jemanden zu schockieren.
Deshalb ist es besser, wenn du dich mit deinen Vorgesetzten absprichst, bevor du deinen Weggang öffentlich bekannt gibst. Dann kannst du die E-Mail drei oder vier Tage vor deinem Ausscheiden aus dem Unternehmen verschicken.
2. Wähle die richtige Betreffzeile
So schwer es auch sein mag, einen passenden E-Mail-Betreff zu finden, kannst du mit etwas Einfachem wie "Danke und auf Wiedersehen" oder "Wir bleiben in Kontakt" nie etwas falsch machen.
Vermeide es, witzig oder zu sentimental zu sein.
3. Halte es leicht und positiv
Auch wenn du dich jetzt, da du das Unternehmen verlässt, vielleicht ein bisschen rebellisch fühlst, solltest du daran denken, dass deine Abschieds-E-Mail immer noch professionell klingen sollte. Schließlich ist sie immer noch ein Teil deiner Kommunikation am Arbeitsplatz.
Verzichte auf allzu emotionale Äußerungen und vermeide es, schwerwiegende Themen anzusprechen oder das Unternehmen schlecht zu machen, selbst wenn der Grund für deine Kündigung etwas mit dem Arbeitsplatz zu tun hat.
Was auch immer du sagst, wird die Situation nicht verbessern oder zu irgendeiner Lösung führen. Stattdessen wird es bei dir und allen anderen einen bitteren Nachgeschmack hinterlassen.
Eine Abschieds-E-Mail an dein Team ist nicht der richtige Ort, um solche Dinge zu besprechen. Lass die Probleme lieber hinter dir, indem du dich höflich verabschiedest.
4. Fasse dich kurz
Auch wenn Verabschiedungen emotional sein können und du sicherstellen willst, dass du alles sagst, was gesagt werden muss, musst du keinen Aufsatz schreiben.
Genau wie deine Emotionen solltest du auch die Anzahl der Wörter im Zaum halten. Zwei oder maximal drei Absätze sollten ausreichen.
5. Dankbarkeit ausdrücken
Ein Dankeschön ist ein wesentlicher Bestandteil einer Abschiedsmail.
Die meisten deiner Kollegen haben dir wahrscheinlich mindestens einmal geholfen. Und deine letzte E-Mail ist der perfekte Ort, um ihren Beitrag noch einmal zu würdigen.
Wenn du dich für eine persönliche Abschieds-E-Mail entscheidest, kannst du auch eine konkrete Situation aus der Vergangenheit erwähnen, in der du sie wirklich geschätzt hast. Das gibt deiner E-Mail eine ganz persönliche Note.
6. Erwähne deinen letzten Tag
Du würdest dich wundern, wie viele Leute tatsächlich vergessen, den letzten Arbeitstag in ihren Abschiedsmails zu erwähnen. Das sind jedoch wichtige Daten, die alle deine Kollegen wissen wollen.
Die Abschieds-E-Mail hat nicht nur eine informative, sondern auch eine sentimentale Funktion.
Lass dein Team wissen, wann dein letzter Arbeitstag ist, damit sie wissen, wann sie sich zum letzten Mal mit einer arbeitsbezogenen Angelegenheit an dich wenden können.
Das gibt ihnen auch Zeit, sich zu verabschieden.
7. Nenne die Person, die deine Aufgaben übernehmen wird
Auch wenn du gehst, heißt das nicht, dass du deine Aufgaben wie eine heiße Kartoffel fallen lassen solltest. Wahrscheinlich wird jemand übernehmen, also solltest du deinen Kollegen mitteilen, wer deine Aufgaben übernehmen wird, wenn du nicht mehr da bist.
Es anzukündigen, ist nicht nur eine nette Geste, sondern macht den Übergang auch einfach und reibungslos.
8. Mach es persönlich
Wir wollen damit nicht sagen, dass du Hunderte von persönlichen E-Mails an alle Mitarbeiter/innen im Büro schreiben sollst. Du kannst dich auch für eine allgemeine E-Mail an eine Gruppe von Kollegen entscheiden, wenn du das möchtest.
Es gibt aber wahrscheinlich einige Menschen in deinem Unternehmen, denen du nahe standest. Und die verdienen eine besondere Anerkennung.
Hast du eine schöne Erinnerung an die Teambildung mit deinem besten Kumpel? Einen Insider-Witz mit dem Kollegen, der direkt neben dir sitzt?
Deine Abschiedsmail ist der richtige Ort, um diese persönlichen Anekdoten noch einmal zu erwähnen.
Andererseits darfst du nicht vergessen, dass du dich immer noch in einem beruflichen Umfeld befindest. Vermeide also lieber unangemessene Bemerkungen, Anspielungen auf betrunkene Eskapaden oder dich über jemand anderen am Arbeitsplatz lustig zu machen.
9. Beziehe deinen neuen Kontakt mit ein
Du weißt nie, ob sich jemand in ein oder zwei Jahren noch einmal an dich wenden möchte.
Vielleicht braucht er eine Referenz oder will ein Unternehmen gründen und denkt, du wärst die perfekte Besetzung für eine offene Stelle.
In jedem Fall ist es wichtig, dass sie wissen, wie sie dich erreichen können, auch wenn deine aktuelle berufliche E-Mail-Adresse nicht mehr aktiv ist.
Deshalb solltest du in deiner Abschieds-E-Mail immer auch deine persönliche E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer oder dein LinkedIn-Profil angeben.
10. Die letzten Worte sind wichtig
Die Art und Weise, wie du deine Abschieds-E-Mail verpackst, ist entscheidend, denn das Ende ist das, woran sich die meisten Menschen erinnern.
Wünsche deinen Kolleginnen und Kollegen also viel Glück für die Zukunft und bedanke dich noch einmal für die gemeinsame Zeit.
Willst du sehen, wie das aussieht? Scrolle einfach weiter unten zum nächsten Kapitel und sieh dir Muster für Abschiedsmails an, die du einfach herunterladen und als Entwurf für deine eigene E-Mail verwenden kannst.
Pro-Tipp: Vergissdeine Kunden nicht. Auch sie haben ein Recht darauf, über deinen Abgang informiert zu werden. Mach deinen Abgang reibungslos und sauber und verweise sie an die neue Person, die für sie zuständig sein wird. Du kannst ihnen auch deine neue Kontaktperson nennen, wenn sie in Kontakt bleiben möchten.
Beispiele für Abschiedsmails an Mitarbeiter/innen
Wie wir bereits gesagt haben, sind nicht alle Kollegen gleich. Einige sind zu Freunden geworden, andere sind nur Bekannte, und einige sind vielleicht deine Vorgesetzten in der beruflichen Hierarchie.
Je nach Beziehung kann sich deine Abschiedsmail leicht unterscheiden.
Wenn du jedoch in einem großen Unternehmen arbeitest, ist eine weniger persönliche E-Mail durchaus akzeptabel, wenn nicht sogar erwünscht. Im Zweifelsfall solltest du dir ansehen, was schon einmal gemacht wurde und wie die Unternehmenskultur in deinem Unternehmen ist.
Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, welche Art von Abschieds-E-Mail du in den oben beschriebenen Szenarien brauchen könntest, haben wir im Folgenden drei E-Mail-Muster zusammengestellt.
Eine allgemeine Abschieds-E-Mail an eine Gruppe von Kollegen (Muster #1)
Dieses E-Mail-Muster ist perfekt, wenn du eine Abschieds-E-Mail an alle deine Kolleginnen und Kollegen schicken willst (falls du in einem großen Unternehmen arbeitest).
Eine Abschieds-E-Mail an einen engen Kollegen (Muster #2)
Dieses E-Mail-Muster ist praktisch, wenn du dich offiziell von einem Kollegen verabschieden willst, der während eurer Zusammenarbeit auch ein Freund von dir geworden ist.
Auch wenn es sinnlos erscheinen mag, ist es einfach eine nette Sache, die du tun kannst. Außerdem hast du so die Möglichkeit, deine Wertschätzung noch einmal zum Ausdruck zu bringen und der Person das Gefühl zu geben, etwas Besonderes zu sein.
Eine Abschieds-E-Mail an deinen Manager/Boss (Muster #3)
Dieses letzte Beispiel kann dir als Inspiration dienen, wenn du eine Abschieds-E-Mail an deinen Chef oder deine Chefin schreibst. In diesem Fall ist es die beste Strategie, deine Dankbarkeit zu betonen. Möglicherweise kannst du auch auf eine bestimmte Fähigkeit hinweisen, die dir dein Chef/Manager beigebracht hat.
Die wichtigsten Punkte: Abschieds-E-Mail an Mitarbeiter/innen
- Achte darauf, dass der Zeitpunkt stimmt. Der ideale Zeitpunkt für das Versenden einer Abschieds-E-Mail ist 3-4 Tage vor deinem Ausscheiden. Sprich dich jedoch mit deinen Vorgesetzten ab, bevor du es öffentlich bekannt gibst.
- Wähle den richtigen E-Mail-Betreff. Mit einem einfachen Satz wie "Danke und auf Wiedersehen" oder "Wir bleiben in Kontakt" kannst du nie etwas falsch machen.
- Halte es leicht und positiv. Verzichte auf allzu emotionale Aussagen und vermeide es, schwere Themen anzusprechen oder das Unternehmen schlecht zu machen.
- Fasse dich kurz. 2-3 Absätze sollten ausreichen.
- Drücke deine Dankbarkeit aus. Ein Dankeschön ist ein wesentlicher Bestandteil einer Abschiedsmail.
- Erwähne deinen letzten Tag. Lass die Leute wissen, wann sie dich zum letzten Mal mit einer arbeitsbezogenen Angelegenheit ansprechen können.
- Nenne die Person, die deine Aufgaben übernehmen wird. So wissen deine Kollegen, an wen sie sich wenden können.
- Mach es persönlich. Du musst nicht Hunderte von persönlichen E-Mails schreiben, aber Menschen, denen du nahe standest, verdienen Anerkennung.
- Beziehe deinen neuen Kontakt mit ein. Das kann deine persönliche E-Mail, Telefonnummer oder dein LinkedIn-Profil sein. Du weißt nie, ob sich jemand in Zukunft noch einmal mit dir in Verbindung setzen möchte.
- Die letzten Worte sind wichtig. Wünsch deinen Kolleginnen und Kollegen viel Glück für die Zukunft und bedanke dich noch einmal bei ihnen.
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