Cómo elaborar una carta de presentación de auxiliar administrativo eficaz en 5 pasos
Empresas de todos los sectores confían en los auxiliares administrativos para apoyar a su personal y mantener el buen funcionamiento de la empresa. Para ganarte un puesto como auxiliar administrativo, necesitarás una carta de presentación que llame la atención de los empresarios y les convenza de que eres la incorporación perfecta para su equipo.
En esta guía te explicamos 5 pasos esenciales para redactar una carta de presentación como auxiliar administrativo. Sigue leyendo para aprender a:
- Redactar correctamente el encabezamiento y el titular de tu carta de presentación
- Crear un saludo personalizado en tu carta de presentación
- Redactar una carta de presentación de auxiliar administrativo eficaz
- Mostrar tu valor profesional como auxiliar administrativo
- Terminar tu carta de presentación con una declaración final convincente
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1. Redacta correctamente el encabezamiento y el titular de tu carta de presentación de auxiliar administrativo
Antes de empezar a escribir la introducción y el cuerpo de tu carta de presentación, el primer paso que debes dar es elaborar el encabezamiento y el titular ideales.
El encabezamiento de una carta de presentación es donde colocarás la información de la empresa, tu nombre y tus datos de contacto. Por lo general, esta información debe colocarse en la esquina superior izquierda de la carta de presentación.
En cuanto al encabezamiento de la carta de presentación, se trata de una declaración breve, de una sola frase, que sirve de título para tu carta. Piensa que es similar al titular de una noticia: debe ser conciso y ágil, y ofrecer un avance de la información que está por llegar.
A continuación encontrarás ejemplos de cómo formatear y redactar tanto el encabezamiento como el titular de tu carta de presentación de Auxiliar Administrativo:
Formato del encabezamiento
Cuando escribas el encabezamiento, intenta que tenga unas 3 líneas de longitud. Para que tu nombre sea memorable, ponlo en primer lugar o en negrita para que destaque.
He aquí un ejemplo de encabezamiento de carta de presentación bien formateado
A: Jordan Law Associates, Departamento Administrativo
De: Jane Doe, Asistente Administrativa
(123) 456-7890 | janedoe@email.com | linkedin.com/in/jane-doe
Escribir el titular
Como ya hemos dicho, el titular de una carta de presentación es similar al titular de una noticia. Al escribir este titular, siempre debes utilizar una palabra clave relacionada con el puesto, un número llamativo o una palabra desencadenante, un adjetivo o verbo potente y una promesa.
He aquí un ejemplo de titular de auxiliar administrativo, seguido de un desglose de los componentes clave
3 formas en que puedo mejorar la eficacia administrativa de tu empresa
Palabra/número desencadenante: 3 Maneras, Eficacia
Palabra clave: Administrativo
Adjetivo/Verbo: Mejorar
Promesa: Tu Empresa - al afirmar esto, estás prometiendo aplicar tus habilidades específicamente para las necesidades de la empresa a la que te presentas.
2. Crea un saludo personalizado en tu carta de presentación
El saludo que utilices en tu carta de presentación administrativa debe ser lo más específico posible para la empresa. En lugar de incluir un saludo vago -como "A quien corresponda"-, debes investigar de antemano quién es exactamente la persona encargada de la contratación en el departamento al que te presentas.
En algunos casos, puede que no sea evidente quién revisará exactamente tu carta de presentación. En este caso, deberías optar por uno de los siguientes saludos:
Al equipo de [Nombre de la empresa
O
Al Director de Contratación de [Nombre de la empresa
Al escribir estos saludos más personalizados, demuestras no sólo tu compromiso con la empresa, sino también tu atención a los detalles.
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3. Redacta una carta de presentación de auxiliar administrativo eficaz
Una vez que el encabezamiento, el titular y el saludo están fuera del camino, ¡es hora de escribir la introducción!
Para escribir una carta de presentación eficaz como auxiliar administrativo, debes esforzarte por incluir la siguiente información:
- Un breve resumen de tu historial y objetivos profesionales
- Una declaración sobre por qué te entusiasma presentar tu candidatura a esta empresa
- Un conocido común (cuando sea posible)
Si tienes algún logro importante, también puedes incluirlo en la introducción. De lo contrario, debes reservar tus logros clave para los párrafos del cuerpo de tu carta de presentación.
He aquí un ejemplo de cómo redactar la carta de presentación de un auxiliar administrativo
Al Director de Contratación de [Nombre de la empresa],
Con más de 5 años de experiencia como Asistente Administrativa en el sector FinTech, soy la incorporación ideal para su creciente equipo. Me recomendó que presentara mi candidatura Jack Smith, uno de los agentes de contratación de su empresa, tras hablar con él de mi objetivo de incorporarme a una startup FinTech con oportunidades de ascenso.
En este ejemplo, el candidato escribe una introducción eficaz indicando los años de experiencia que tiene en un sector concreto. La presentación adquiere aún más fuerza al afirmar que fue recomendado para el puesto por uno de los agentes de contratación de la empresa.
4. Demuestra tu valor profesional como auxiliar administrativo
En lospárrafos del cuerpo de tu carta de presentación de auxiliar administrativo es donde hablarás más en profundidad de tus logros y de por qué crees que encajas perfectamente en la empresa.
Al escribir estos párrafos, intenta responder a cada una de las siguientes preguntas:
- ¿Qué te entusiasma de trabajar en esta empresa?
- ¿Qué esperas aprender trabajando en esta empresa?
- ¿Qué logros o cualificaciones te hacen destacar como candidato?
- ¿Qué habilidades clave posees que sean relevantes para el puesto?
Al describir los logros y habilidades en estos párrafos, asegúrate de utilizar detalles específicos y cuantificables siempre que sea posible.
He aquí un ejemplo de cómo describir un logro en una carta de presentación
Como Asistente Administrativo de [Empleador Anterior], me centré principalmente en mejorar los canales de comunicación entre departamentos. Mediante la búsqueda e implantación de un nuevo software de productividad digital, ayudé a reducir en más de un 80% las comunicaciones internas erróneas y las reuniones perdidas.
5. Termina tu carta de presentación con una declaración final convincente
Aunque la declaración final de tu carta de presentación debe ser breve, no deja de ser un elemento poderoso de tu carta que puede influir en que recibas o no una respuesta del empleador.
En esta declaración final, debes incluir
- Una frase entusiasta diciendo que estás deseando tener noticias suyas.
- Una frase adicional indicando que harás un seguimiento, incluyendo cómo te pondrás en contacto con ellos o cómo pueden ponerse en contacto contigo
- Una firma formal
He aquí un ejemplo de frase de cierre eficaz en una carta de presentación de auxiliar administrativo
Con mis años de experiencia y mi pasión por el sector, sé que seré la incorporación perfecta a tu equipo. Espero tener noticias tuyas y estoy disponible para concertar una llamada o una reunión de 8.00 a 16.00 horas, de lunes a viernes. El número de teléfono de mi oficina es (123) 456-7890.
Mis mejores deseos, [Nombre del solicitante]
Si alguna vez te has preguntado en qué se diferencia una carta de presentación de un currículum, este artículo te lo explicará todo sobre las principales diferencias entre ambos.
Administración Cover Letter FAQ
How can I convey enthusiasm without sounding insincere?
You can show genuine interest by, for example, mentioning what specifically excites you about the company or the role. Try to use positive and energetic language, but avoid clichés and exaggeration. Remember, authenticity resonates more with hiring managers than over-the-top expressions of enthusiasm. So, the best thing you can do is be honest.
How do I address employment gaps in my administrative assistant cover letter?
Firstly, don't try to hide it! You're bound to be asked about this in a job interview anyways! So, in your cover letter, briefly explain any employment gaps in a positive light. Focus on what you learned or how you stayed productive during that time. Whether it was through volunteering, freelancing, or continuing education, make sure you show the employer how these experiences have prepared you for the role.
Should I include my salary expectations in the cover letter?
Talking about your salary expectations when you've not been asked to is a huge taboo in the hiring world! You can mention your salary expectations in your cover letter only if the job posting specifically requests it. And if you must include this information, do so towards the end of your cover letter, providing a range based on your research of industry standards.Otherwise, save the money talk for the job interview.
How long should my administrative assistant cover letter be?
The purpose of a good cover letter is to present yourself as the best candidate for the job in a concise and straightforward manner. Always aim for a cover letter that's concise yet informative, typically one page in length. This usually translates to about 3-4 body paragraphs framed by an introductory and closing paragraph.
Can I use the same cover letter for multiple job applications?
While it may be tempting to use a generic cover letter for multiple job applications to save time, this approach is generally not effective. Employers can easily spot a form letter, which can make you appear less interested and invested in the specific role and company. That's why customizing your cover letter for each job application is non-negotiable!
