Come costruire una lettera di presentazione per un lavoro amministrativo vincente
I professionisti dell'amministrazione svolgono un ruolo essenziale in qualsiasi azienda, aiutando a mantenere gli uffici organizzati, a programmare le riunioni, ad accogliere i visitatori e molto altro ancora. Quando scrivi una lettera di presentazione per un lavoro amministrativo, è fondamentale mettere in evidenza le tue migliori caratteristiche professionali che ti rendono adatto alla posizione.
In questa guida ti insegneremo 5 passaggi chiave per scrivere una lettera di presentazione amministrativa. Continua a leggere per scoprire tutto su:
- Creare un'intestazione e un titolo di lettera di presentazione amministrativa di grande effetto
- Utilizzare un saluto personalizzato nella lettera di presentazione
- Scrivere un'introduzione alla lettera di presentazione che catturi l'attenzione
- Mostrare il tuo valore professionale in una lettera di presentazione amministrativa
- Concludere la tua lettera di presentazione con una frase di chiusura efficace.
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1. Crea un'intestazione e un titolo di lettera di presentazione amministrativa da urlo
L'inizio della tua lettera di presentazione deve sempre essere composto da due parti principali:
- L'intestazione: L'intestazione di una lettera di presentazione conterrà tutte le informazioni di contatto e di invio necessarie sia per te che per il datore di lavoro.
- Il titolo: Il titolo è una breve frase o una riga che attira l'attenzione del lettore, simile al titolo di una notizia.
Ognuno di questi elementi deve essere breve e dolce, occupando solo il primo quarto dello spazio della tua lettera di presentazione. Di seguito ti spieghiamo come formattare correttamente l'intestazione e come scrivere un titolo convincente:
Formattazione dell'intestazione
Quando scrivi un'intestazione, includi 3 righe di testo nell'angolo superiore sinistro della lettera di presentazione. Queste righe di testo devono contenere:
- Riga 1: Il nome dell'azienda e il dipartimento a cui ti stai candidando
- Riga 2: Il tuo nome completo e il tuo titolo professionale
- Riga 3: Le tue informazioni di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail, ecc.)
Complessivamente, l'intestazione dovrebbe avere un aspetto simile a questo
A: The Coca Cola Company, Dipartimento Amministrativo
Da: John Doe, professionista amministrativo
(123) 456-7890 | johndoe@email.com | linkedin.com/in/john-doe
Scrivere il titolo
Formattare il titolo della lettera di presentazione è facile con il giusto approccio. Dovresti sempre utilizzare una parola chiave relativa alla posizione, un numero o una parola chiave che attiri l'attenzione, un aggettivo potente e una promessa.
Ecco un esempio e la suddivisione di una lettera di presentazione per il settore amministrativo
3 ragioni chiave per cui sono il professionista amministrativo perfetto per la tua azienda
Parola/numero d'ordine: 3 motivi chiave
Parola chiave: Professionista amministrativo
Aggettivo: Perfetto
Promessa: "per la tua azienda" - questo dimostra che ti impegni a utilizzare il tuo talento in modo specifico per le loro esigenze.
2. Usa un saluto personalizzato nella tua lettera di presentazione amministrativa
Uno dei modi migliori per attirare l'attenzione dei datori di lavoro, ma anche per dimostrare la tua attenzione ai dettagli e il tuo impegno, è quello di iniziare la lettera di presentazione con un saluto personalizzato.
Invece di scrivere "A chi di dovere", devi cercare il nome esatto del responsabile delle assunzioni o del capo dipartimento a cui stai inviando la tua candidatura.
Nel caso in cui non riuscissi a scoprire chi esaminerà la tua candidatura, opta invece per scrivere "A chi di dovere":
Al team [Nome dell'azienda]
Oppure
Al responsabile delle assunzioni di [Nome dell'azienda]
Find out your resume score!
3. Scrivi una lettera di presentazione che catturi l'attenzione
Ilprimo paragrafo della tua letteradi presentazione è probabilmente il più importante: è qui che metterai in evidenza le tue caratteristiche migliori per catturare l'attenzione del lettore e spingerlo a continuare a leggere.
Sebbene l'obiettivo sia quello di mantenere l'introduzione breve - idealmente da una a tre frasi - dovresti cercare di includere anche le seguenti informazioni:
- Una breve panoramica della tua storia professionale e dei tuoi obiettivi
- Una dichiarazione sul perché sei entusiasta di candidarti per questa azienda
- Una conoscenza reciproca (se possibile)
Ecco un esempio che ti aiuterà a capire come scrivere una lettera di presentazione per l'amministrazione
Al responsabile delle assunzioni di [Nome dell'azienda],
Sono un responsabile amministrativo con più di 8 anni di esperienza in uffici legali. Dopo aver parlato con la vostra Marketing Specialist, Jane Doe, mi è chiaro che la passione della vostra azienda per la giustizia civile corrisponde alla mia dedizione professionale alla causa.
In questo esempio, il candidato elenca chiaramente il suo titolo e gli anni di esperienza. Aggiunge un ulteriore livello di efficacia nominando direttamente una persona all'interno dell'azienda che conosce e con cui ha parlato, fornendo al lettore un riferimento professionale immediato.
4. Mostra il tuo valore professionale in una lettera di presentazione amministrativa
Dopo aver scritto l'introduzione, è il momento di fornire informazioni più approfondite su chi sei come professionista amministrativo. Il corpo della lettera di presentazione deve contenere due o tre paragrafi aggiuntivi che spieghino perché sei adatto all'azienda e viceversa.
Quando scrivi questi paragrafi, cerca di rispondere alle seguenti domande:
- Cosa ti entusiasma del lavoro in questa azienda?
- Cosa speri di imparare lavorando in questa azienda?
- Quali sono i risultati o le qualifiche che ti distinguono come candidato?
- Quali competenze chiave possiedi che sono rilevanti per la posizione?
Quando elenchi i vari risultati nella tua lettera di presentazione, assicurati di utilizzare dettagli specifici e quantificabili che trasmettano il valore professionale che puoi apportare all'azienda.
Ecco un esempio di come descrivere una realizzazione in una lettera di presentazione
Nella mia precedente posizione amministrativa presso [Nome della precedente azienda], ho supportato il loro personale implementando un nuovo software di programmazione digitale, riducendo del 75% le riunioni perse o riprogrammate. Inoltre, ho cercato un nuovo produttore di forniture per ufficio, con una conseguente riduzione del 20% delle spese operative.
5. Termina la tua lettera di presentazione con una frase conclusiva di grande impatto.
L'ultimo elemento della tua lettera di presentazione è la frase conclusiva.
Una frase conclusiva ben scritta dovrebbe essere lunga da una a due frasi. All'interno di questa frase, devi includere le seguenti informazioni:
- Una frase entusiasta in cui dici che non vedi l'ora di sentirli.
- Una frase aggiuntiva in cui dichiari che darai un seguito, indicando come li contatterai o come loro possono contattarti
- Una firma formale
Nel complesso, queste parti dovrebbero assomigliare al seguente esempio
Sono ansioso di mettermi in contatto con il vostro team per discutere di come posso applicare le mie passioni e competenze amministrative per supportare la vostra attività. Per esprimere il mio continuo interesse per questa posizione, sarò disponibile ogni giorno lavorativo dalle 12 alle 15 per il prossimo mese per parlare direttamente con voi tramite chiamata, riunione virtuale o colloquio di persona. Puoi contattarmi al numero (123) 456-7890.
Cordiali saluti,
[Nome del candidato]
Se ti sei mai chiesto in cosa differisce una lettera di presentazione da un CV, questo articolo ti spiegherà le principali differenze tra i due.
Amministrativo Cover Letter FAQ
How do I balance professionalism with personality in my cover letter?
A professional tone is important, but don’t hesitate to let your personality shine. If recruiters didn’t care about personality, they wouldn’t ask for a cover letter in the first place. Show enthusiasm for the role and use conversational language. For example, say, “I’m excited to contribute to your team,” instead of, “I am interested in the position.” Balancing professionalism with authenticity makes your cover letter more engaging.
What’s the best way to address gaps in my work history in a cover letter?
If you have gaps in your work, there are a few easy ways to address them. First, be honest and brief about any employment gaps, and try to frame them in a positive light. This means that, if you take time off to care for your family or pursue education, focus on the skills you’ve learned like multitasking, problem-solving, or time management. Don’t overexplain why you had the gap but focus on what you’ve learned along the way instead. Then, pivot quickly back to how your abilities align with the job.
What are common mistakes to avoid in an administrative cover letter?
One thing you should avoid at all costs is a generic cover letter that can be used for multiple jobs as it will feel impersonal and recruiters will quickly notice. Another mistake is to use overly vague statements that don’t add value, such as “I am a hard worker” without any context. Try to show your skills and accomplishments as specific examples, ideally showing some kind of proof of your accomplishments. And lastly, make sure your letter is free of typos and grammatical errors.
How should I use keywords effectively in my cover letter?
Keywords are a crucial part of your cover letter as they help to catch the attention of the recruiter and ensure you pass the Applicants Tracking Systems (ATS). Read the job ad and look for keywords like “calendar management” or “event coordination” and incorporate them naturally into your cover letter.
How long should my administrative cover letter be?
Keep your cover letter concise and to the point, ideally no longer than one page. Avoid overwhelming the reader by sticking to three or four short body paragraphs. Start by introducing yourself, then highlight your most relevant skills and accomplishments, and finish with a strong call to action. A clear and focused cover letter demonstrates that you value the recruiter’s time and showcases your communication skills, which are essential qualities for any administrative professional.
