Esempio di curriculum dell'assistente esecutivo presso Artisan Partners

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Esempio di curriculum dell'assistente esecutivo presso Artisan Partners (Versione Testo Intero)

Amy Roberts

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Profilo

  • Assistente esecutivo esperto con oltre 11 anni di esperienza amministrativa alle dipendenze di CEO, CFO e altri dirigenti di alto livello.
  • Funge da efficace guardiano, prepara documenti accurati e ben studiati, gestisce calendari fitti di impegni e gestisce in modo efficiente le attività quotidiane d'ufficio;
  • Pianificazione ed esecuzione di viaggi nazionali e internazionali di alto livello.
  • Utilizzatore esperto di MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Project e Outlook). Dattilografia a 75+ WPM.

Esperienza lavorativa

10/2019 - presente, Assistente esecutivo, Plante Moran
  • Fornire supporto amministrativo a 2 partner, 4 manager - compresi i loro team.
  • Responsabile per la finalizzazione, la stampa e la rilegatura del materiale in modo tempestivo.
  • Mantenere i calendari e gli orari dei partner, compresa la programmazione di riunioni, telefonate e corsi di formazione in più fusi orari, aumentando la loro efficienza del 15%.
  • Comunicare efficacemente con il Consiglio di amministrazione, gli azionisti e altri dirigenti.
  • Organizzare viaggi, compresi voli, hotel e auto a noleggio utilizzando Concur.
  • Preparare e rivedere relazioni, fogli di calcolo, presentazioni e documenti finiti relativi agli incarichi dei dirigenti.
  • Collaborare efficacemente con i team funzionali interni ed esterni.
  • Presentare tempestivamente le note spese e le ricevute.
  • Coordinare le sale di formazione, il materiale, il catering, la tecnologia e altri elementi necessari per ogni evento.
05/2017 - 10/2019, Assistente esecutivo, Baptist St. Anthony's, Stati Uniti
  • Fornire supporto amministrativo e alle risorse umane a 4 direttori e 7 dipartimenti.
  • Gestione delle buste paga per oltre 450 dipendenti.
  • Mantenimento di calendari e orari per oltre 7 dirigenti.
  • Registrare, preparare e distribuire i verbali delle riunioni mensili del personale per 7 dipartimenti.
  • Creazione di powerpoint per le riunioni mensili del personale.
  • Creare e mantenere fogli di calcolo multipli in Excel con funzioni complesse.
  • Assistenza alla conformità aziendale tramite la corrispondenza via e-mail con il personale.
  • Premiata per la rapidità di pensiero e l'intraprendenza.
  • Mantenere la riservatezza richiesta dalle linee guida HIPAA nei confronti dei pazienti e del personale.
  • Esperto del software di rilevazione delle presenze Kronos; fonte di istruzioni qualificate per i colleghi.
  • Fornire supporto amministrativo ad altri reparti, se necessario.
02/2015 - 04/2017, Assistente esecutivo/gestore di progetto, Loma Custom Homes, Stati Uniti
  • Assistente esecutivo dell'amministratore delegato e del direttore finanziario.
  • Coordinava la documentazione del progetto assicurandone la conformità e la completezza, compresi i permessi e le licenze necessari.
  • Sviluppo e mantenimento delle relazioni con gli appaltatori a supporto della sollecitazione delle offerte e dell'aggiudicazione dei contratti.
  • Preparare e mantenere i programmi di costruzione collaborando con le operazioni sul campo per garantire il completamento tempestivo dei progetti.
  • Definizione delle priorità per garantire la consegna dei progetti nei tempi e nel budget previsti.
  • Gestione di più progetti contemporaneamente, completando ogni lavoro nel rispetto del budget o al di sotto di esso.
  • Organizzazione di viaggi, inclusi voli, hotel e auto a noleggio per il CEO e il CFO.
  • Selezionato dai proprietari per gestire i budget e i programmi di tutti i progetti residenziali.
  • Ha implementato procedure aziendali efficaci che hanno ridotto i tempi di completamento del 25% per le nuove costruzioni.
  • Ha creato e mantenuto i calendari per l'amministratore delegato e il direttore finanziario, risparmiando oltre 12 ore alla settimana per ciascun dirigente.
  • Premiato costantemente per la capacità di ricerca e di implementazione di nuove idee in modo rapido ed efficace.
  • Organizzazione di ricevimenti per i clienti due volte l'anno, compresi luogo, catering e regali per ogni nuovo cliente.
07/2010 - 12/2014, Assistente esecutivo/Gestore d'ufficio, Cannon Computer Services, Stati Uniti
  • Rispondeva a tutte le e-mail, le chiamate e le richieste di informazioni sul sito web in arrivo.
  • Ha fornito supporto amministrativo e di ricerca, gestione di progetti, pianificazione di eventi e contatti con il pubblico.
  • Preparare relazioni, fogli di calcolo, presentazioni e documenti per gli incarichi dei dirigenti.
  • Assicurare la registrazione accurata delle buste paga dei dipendenti con retribuzione oraria.
  • Organizzare viaggi, auto a noleggio e hotel per l'amministratore delegato.
  • Assicurare la disponibilità di strumenti, forniture e attrezzature per grandi progetti, compreso il noleggio di grandi ascensori.
  • Creazione e aggiornamento di tutti i registri dei dipendenti, dei corsi di formazione e dei file riservati.
  • Creazione e definizione degli obiettivi organizzativi, delle politiche e delle procedure del reparto.
  • Ha sviluppato un diagramma di flusso per la riparazione dei computer, assicurando un lavoro accurato e ripetibile, riducendo i ritorni del 45%.
  • Implementazione di un software produttivo di CRM, reporting e inventario, riducendo le spese generali del 29%.
  • Ha fornito assistenza all'help desk, compresa la rimozione di virus, la risoluzione di problemi e la sostituzione di hardware, l'aggiornamento e l'installazione di software.
  • Project manager di progetti su larga scala per l'installazione di CAT-6, sistemi telefonici, sistemi di telecamere nei tempi e nei costi previsti.

Competenze

Software:

- Microsoft Office; Word, Excel, PowerPoint, Outlook - G Suite - Microsoft Project - Microsoft Lync - Kronos Workforce Management - Quickbooks - Zoho Suite - Windows 7, 8, 10 - Chrome - Firefox - Internet Explorer

Ufficio:

- Dattilografia 75+ WPM - Inserimento dati - Programmazione appuntamenti - Archiviazione e alfabetizzazione - Spedizioni - Gestione dell'inventario - Gestione del calendario - Fogli di calcolo - Contabilità - Attuale notaio del Colorado

Comunicazione:

- Selezione e instradamento delle chiamate - Relazioni con i clienti - Messaggistica istantanea - Corrispondenza via e-mail - Presa di messaggi

Pianificazione:

- Organizzazioni di viaggio - Attuale agente di viaggio - Programmazione - Gestione dei progetti - Riunioni - Ricerca - Scadenze

Conformità:

- HIPAA - PCI DSS - GDPR

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