Como construir uma carta de apresentação administrativa vencedora de um trabalho
Os profissionais administrativos desempenham um papel essencial em qualquer negócio, ajudando a manter os escritórios organizados, agendar reuniões, cumprimentar os visitantes, e muito mais. Quando escreves uma carta de apresentação para um trabalho administrativo, é crucial que mostres os teus melhores atributos profissionais que te fazem uma grande aptidão para o cargo.
Neste guia, vamos ensinar-te 5 passos chave para escreveres uma carta de apresentação administrativa. Continua a ler para saberes tudo sobre o assunto:
- Escrever uma carta de apresentação administrativa de sucesso
- Usando uma saudação personalizada na tua carta de apresentação
- Escrever uma carta de apresentação que chame a atenção
- Mostrar o teu valor profissional numa carta de apresentação administrativa
- Terminar a tua carta de apresentação com uma poderosa declaração de encerramento
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1. Criar um cabeçalho de carta de apresentação e manchete administrativa de um assassino
O início da tua carta de apresentação deve ser sempre composto por 2 partes principais:
- O cabeçalho: O cabeçalho de uma carta de apresentação conterá toda a informação necessária de contacto e envio, tanto para ti como para o empregador.
- O Cabeçalho: O cabeçalho é uma breve frase e declaração de uma linha que prende a atenção do leitor, semelhante a um cabeçalho que verias numa notícia.
Cada um destes elementos deve ser mantido curto e doce, ocupando apenas o primeiro quarto de espaço na tua carta de apresentação. Abaixo está uma descrição de como formatar correctamente um cabeçalho e escrever uma manchete convincente:
Formatando o cabeçalho
Quando escreveres um cabeçalho, inclui 3 linhas de texto no canto superior esquerdo da tua carta de apresentação. Estas linhas de texto devem conter:
- Linha 1: O nome da empresa e o departamento a que te estás a candidatar
- Linha 2: O teu nome completo e título profissional
- Linha 3: Os teus dados de contacto (número de telefone, endereço de e-mail, etc.)
No total, o cabeçalho deve ser parecido com este
Para: A Companhia Coca Cola, Departamento Administrativo
De: John Doe, Profissional Administrativo
(123) 456-7890 | johndoe@email.com | linkedin.com/in/john-doe
A escrever a manchete
Formatar o cabeçalho da tua carta de apresentação é fácil com a abordagem certa. Deves sempre usar uma palavra-chave relacionada com a posição, um número chamativo ou uma palavra de activação, um poderoso adjectivo, e uma promessa.
Aqui está um exemplo e uma descrição detalhada de um título de carta de apresentação administrativa
3 Razões Chave Porque Sou o Profissional Administrativo Perfeito para a Tua Empresa
Palavra/Número: 3 Razões Chave
Palavra Chave: Profissional Administrativo
Adjetivo: Perfeito
Promessa: "para a tua Empresa" - isto mostra que estás empenhado em usar os teus talentos especificamente para as suas necessidades
2. Usa uma saudação personalizada na tua carta de apresentação administrativa.
Uma das melhores formas não só de chamar a atenção dos empregadores mas também de mostrar a tua própria atenção aos detalhes e nível de compromisso é usar uma saudação personalizada para começar a tua carta de apresentação.
Em vez de escreveres "To Whom It May Concern", deves antes pesquisar o nome exacto do gerente de contratação ou chefe de departamento a quem estás a submeter a tua candidatura.
No caso de não conseguires descobrir quem irá rever a tua candidatura, opta por dizer:
Para a Equipa [Nome da Empresa
Ou
Para o [Nome da Empresa] Gerente de Contratação
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3. Escreve uma carta de apresentação que chame a atenção
O primeiro parágrafo da tua carta de apresentação é sem dúvida o mais importante, pois é aqui que irás destacar os teus melhores atributos para chamar a atenção do leitor e obrigá-los a ler mais.
Embora devas procurar manter a tua introdução curta - idealmente entre uma a três frases - deves também tentar incluir a seguinte informação:
- Uma breve visão geral da tua história profissional e dos teus objectivos
- Uma declaração sobre porque estás entusiasmado com a candidatura a esta empresa
- Um conhecimento mútuo (quando possível)
Aqui está um exemplo para ajudar a demonstrar como se escreve uma carta de apresentação administrativa
Para o [Nome da Companhia] Gerente de Contratação,
Sou um Gerente Administrativo com mais de 8 anos de experiência a trabalhar em escritórios jurídicos. Depois de falar com a tua Especialista de Marketing, Jane Doe, é claro para mim que a paixão da tua empresa pela justiça civil corresponde à minha própria dedicação profissional à causa.
Neste exemplo, o candidato enumera claramente o seu título e anos de experiência. Eles acrescentam uma camada extra de eficácia ao nomear directamente uma pessoa dentro da empresa que conhecem e com quem falaram, dando ao leitor uma referência profissional imediata.
4. Mostra o teu valor profissional numa carta de apresentação administrativa.
Depois de teres escrito a tua introdução, está na altura de dar uma visão mais profunda sobre quem és como profissional administrativo. O corpo da tua carta de apresentação deve conter dois a três parágrafos adicionais, detalhando porque é que és um grande apto para a empresa e vice-versa.
Quando escreveres estes parágrafos, procura responder às seguintes questões:
- O que te motiva a trabalhar nesta empresa?
- O que esperas aprender com o trabalho nesta empresa?
- Que realizações ou qualificações te fazem sobressair como candidato?
- Que competências-chave possuis que sejam relevantes para o cargo?
Ao listares as diferentes realizações na tua carta de apresentação, certifica-te de usar detalhes específicos e quantificáveis que transmitam o valor profissional que podes contribuir para a empresa.
Aqui está um exemplo de como descrever um feito numa carta de apresentação
No meu cargo administrativo anterior na [Nome da antiga empresa], apoiei o seu pessoal implementando um novo software de agendamento digital, reduzindo em 75% as reuniões faltantes ou remarcadas. Adicionalmente, adquiri um novo fabricante de material de escritório, o que resultou numa redução de 20% nas despesas operacionais.
5. Termina a tua carta de apresentação com uma poderosa declaração de encerramento
A componente final da tua carta de apresentação administrativa é a declaração final.
Uma declaração de encerramento bem escrita deve ter entre uma a duas frases de comprimento. Dentro desta declaração, deves incluir a seguinte informação:
- Uma frase entusiasmada a dizer que estás ansioso por ter notícias deles
- Uma frase adicional que diga o teu seguimento, incluindo como os vais contactar ou como eles te podem contactar
- Um sign-off formal
No conjunto, estas partes devem ser parecidas com o seguinte exemplo
Estou ansioso por entrar em contacto com a tua equipa para discutir como posso aplicar as minhas paixões e conhecimentos administrativos para apoiar o teu negócio. Para expressar o meu interesse continuado nesta posição, estarei disponível todos os dias úteis entre as 12h e as 15h para o próximo mês para falar contigo directamente através de chamada, reunião virtual, ou entrevista presencial. Podes contactar-me através do telefone (123) 456-7890.
Cumprimentos calorosos,
[Nome do candidato]
Se alguma vez te perguntaste como é que uma carta de apresentação difere de um currículo, este artigo vai dizer-te tudo sobre as diferenças chave entre os dois.
Perguntas frequentes sobre a carta de apresentação de Administrativo
How do I balance professionalism with personality in my cover letter?
A professional tone is important, but don’t hesitate to let your personality shine. If recruiters didn’t care about personality, they wouldn’t ask for a cover letter in the first place. Show enthusiasm for the role and use conversational language. For example, say, “I’m excited to contribute to your team,” instead of, “I am interested in the position.” Balancing professionalism with authenticity makes your cover letter more engaging.
What’s the best way to address gaps in my work history in a cover letter?
If you have gaps in your work, there are a few easy ways to address them. First, be honest and brief about any employment gaps, and try to frame them in a positive light. This means that, if you take time off to care for your family or pursue education, focus on the skills you’ve learned like multitasking, problem-solving, or time management. Don’t overexplain why you had the gap but focus on what you’ve learned along the way instead. Then, pivot quickly back to how your abilities align with the job.
What are common mistakes to avoid in an administrative cover letter?
One thing you should avoid at all costs is a generic cover letter that can be used for multiple jobs as it will feel impersonal and recruiters will quickly notice. Another mistake is to use overly vague statements that don’t add value, such as “I am a hard worker” without any context. Try to show your skills and accomplishments as specific examples, ideally showing some kind of proof of your accomplishments. And lastly, make sure your letter is free of typos and grammatical errors.
How should I use keywords effectively in my cover letter?
Keywords are a crucial part of your cover letter as they help to catch the attention of the recruiter and ensure you pass the Applicants Tracking Systems (ATS). Read the job ad and look for keywords like “calendar management” or “event coordination” and incorporate them naturally into your cover letter.
How long should my administrative cover letter be?
Keep your cover letter concise and to the point, ideally no longer than one page. Avoid overwhelming the reader by sticking to three or four short body paragraphs. Start by introducing yourself, then highlight your most relevant skills and accomplishments, and finish with a strong call to action. A clear and focused cover letter demonstrates that you value the recruiter’s time and showcases your communication skills, which are essential qualities for any administrative professional.
