Como construir uma carta de apresentação administrativa vencedora de um trabalho
Os profissionais administrativos desempenham um papel essencial em qualquer negócio, ajudando a manter os escritórios organizados, agendar reuniões, cumprimentar os visitantes, e muito mais. Quando escreves uma carta de apresentação para um trabalho administrativo, é crucial que mostres os teus melhores atributos profissionais que te fazem uma grande aptidão para o cargo.
Neste guia, vamos ensinar-te 5 passos chave para escreveres uma carta de apresentação administrativa. Continua a ler para saberes tudo sobre o assunto:
- Escrever uma carta de apresentação administrativa de sucesso
- Usando uma saudação personalizada na tua carta de apresentação
- Escrever uma carta de apresentação que chame a atenção
- Mostrar o teu valor profissional numa carta de apresentação administrativa
- Terminar a tua carta de apresentação com uma poderosa declaração de encerramento
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1. Criar um cabeçalho de carta de apresentação e manchete administrativa de um assassino
O início da tua carta de apresentação deve ser sempre composto por 2 partes principais:
- O cabeçalho: O cabeçalho de uma carta de apresentação conterá toda a informação necessária de contacto e envio, tanto para ti como para o empregador.
- O Cabeçalho: O cabeçalho é uma breve frase e declaração de uma linha que prende a atenção do leitor, semelhante a um cabeçalho que verias numa notícia.
Cada um destes elementos deve ser mantido curto e doce, ocupando apenas o primeiro quarto de espaço na tua carta de apresentação. Abaixo está uma descrição de como formatar correctamente um cabeçalho e escrever uma manchete convincente:
Formatando o cabeçalho
Quando escreveres um cabeçalho, inclui 3 linhas de texto no canto superior esquerdo da tua carta de apresentação. Estas linhas de texto devem conter:
- Linha 1: O nome da empresa e o departamento a que te estás a candidatar
- Linha 2: O teu nome completo e título profissional
- Linha 3: Os teus dados de contacto (número de telefone, endereço de e-mail, etc.)
No total, o cabeçalho deve ser parecido com este
Para: A Companhia Coca Cola, Departamento Administrativo
De: John Doe, Profissional Administrativo
(123) 456-7890 | johndoe@email.com | linkedin.com/in/john-doe
A escrever a manchete
Formatar o cabeçalho da tua carta de apresentação é fácil com a abordagem certa. Deves sempre usar uma palavra-chave relacionada com a posição, um número chamativo ou uma palavra de activação, um poderoso adjectivo, e uma promessa.
Aqui está um exemplo e uma descrição detalhada de um título de carta de apresentação administrativa
3 Razões Chave Porque Sou o Profissional Administrativo Perfeito para a Tua Empresa
Palavra/Número: 3 Razões Chave
Palavra Chave: Profissional Administrativo
Adjetivo: Perfeito
Promessa: "para a tua Empresa" - isto mostra que estás empenhado em usar os teus talentos especificamente para as suas necessidades
2. Usa uma saudação personalizada na tua carta de apresentação administrativa.
Uma das melhores formas não só de chamar a atenção dos empregadores mas também de mostrar a tua própria atenção aos detalhes e nível de compromisso é usar uma saudação personalizada para começar a tua carta de apresentação.
Em vez de escreveres "To Whom It May Concern", deves antes pesquisar o nome exacto do gerente de contratação ou chefe de departamento a quem estás a submeter a tua candidatura.
No caso de não conseguires descobrir quem irá rever a tua candidatura, opta por dizer:
Para a Equipa [Nome da Empresa
Ou
Para o [Nome da Empresa] Gerente de Contratação
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3. Escreve uma carta de apresentação que chame a atenção
O primeiro parágrafo da tua carta de apresentação é sem dúvida o mais importante, pois é aqui que irás destacar os teus melhores atributos para chamar a atenção do leitor e obrigá-los a ler mais.
Embora devas procurar manter a tua introdução curta - idealmente entre uma a três frases - deves também tentar incluir a seguinte informação:
- Uma breve visão geral da tua história profissional e dos teus objectivos
- Uma declaração sobre porque estás entusiasmado com a candidatura a esta empresa
- Um conhecimento mútuo (quando possível)
Aqui está um exemplo para ajudar a demonstrar como se escreve uma carta de apresentação administrativa
Para o [Nome da Companhia] Gerente de Contratação,
Sou um Gerente Administrativo com mais de 8 anos de experiência a trabalhar em escritórios jurídicos. Depois de falar com a tua Especialista de Marketing, Jane Doe, é claro para mim que a paixão da tua empresa pela justiça civil corresponde à minha própria dedicação profissional à causa.
Neste exemplo, o candidato enumera claramente o seu título e anos de experiência. Eles acrescentam uma camada extra de eficácia ao nomear directamente uma pessoa dentro da empresa que conhecem e com quem falaram, dando ao leitor uma referência profissional imediata.
4. Mostra o teu valor profissional numa carta de apresentação administrativa.
Depois de teres escrito a tua introdução, está na altura de dar uma visão mais profunda sobre quem és como profissional administrativo. O corpo da tua carta de apresentação deve conter dois a três parágrafos adicionais, detalhando porque é que és um grande apto para a empresa e vice-versa.
Quando escreveres estes parágrafos, procura responder às seguintes questões:
- O que te motiva a trabalhar nesta empresa?
- O que esperas aprender com o trabalho nesta empresa?
- Que realizações ou qualificações te fazem sobressair como candidato?
- Que competências-chave possuis que sejam relevantes para o cargo?
Ao listares as diferentes realizações na tua carta de apresentação, certifica-te de usar detalhes específicos e quantificáveis que transmitam o valor profissional que podes contribuir para a empresa.
Aqui está um exemplo de como descrever um feito numa carta de apresentação
No meu cargo administrativo anterior na [Nome da antiga empresa], apoiei o seu pessoal implementando um novo software de agendamento digital, reduzindo em 75% as reuniões faltantes ou remarcadas. Adicionalmente, adquiri um novo fabricante de material de escritório, o que resultou numa redução de 20% nas despesas operacionais.
5. Termina a tua carta de apresentação com uma poderosa declaração de encerramento
A componente final da tua carta de apresentação administrativa é a declaração final.
Uma declaração de encerramento bem escrita deve ter entre uma a duas frases de comprimento. Dentro desta declaração, deves incluir a seguinte informação:
- Uma frase entusiasmada a dizer que estás ansioso por ter notícias deles
- Uma frase adicional que diga o teu seguimento, incluindo como os vais contactar ou como eles te podem contactar
- Um sign-off formal
No conjunto, estas partes devem ser parecidas com o seguinte exemplo
Estou ansioso por entrar em contacto com a tua equipa para discutir como posso aplicar as minhas paixões e conhecimentos administrativos para apoiar o teu negócio. Para expressar o meu interesse continuado nesta posição, estarei disponível todos os dias úteis entre as 12h e as 15h para o próximo mês para falar contigo directamente através de chamada, reunião virtual, ou entrevista presencial. Podes contactar-me através do telefone (123) 456-7890.
Cumprimentos calorosos,
[Nome do candidato]
Se alguma vez te perguntaste como é que uma carta de apresentação difere de um currículo, este artigo vai dizer-te tudo sobre as diferenças chave entre os dois.
Perspectivas de carreira na área administrativa em 2025
Espera-se que os empregos administrativos cresçam 6% entre 2023 e 2033. Este crescimento é mais rápido do que a média nacional para todas as profissões. (Fonte: U.S. Bureau of Labor Statistics).
A cada ano, espera-se que aproximadamente 35.200 empregos administrativos sejam abertos, principalmente devido à necessidade de substituir trabalhadores que se transferem para outras ocupações ou deixam a força de trabalho (por exemplo, através da aposentadoria).
Salários base médios nos EUA para funções administrativas populares:
- Escriturário administrativo: $44.819/ano
- Gerente de instalações: $77.912/ano
- Rececionista de receção: $34.812/ano
- Gerente de escritório: $64.612/ano
- Assistente pessoal: $49,392/ano
As estimativas salariais baseiam-se em dados submetidos anonimamente ao Indeed por indivíduos que trabalham nestas funções, bem como em informações de ofertas de emprego passadas e presentes na plataforma nos últimos 36 meses.
Esses números podem variar de acordo com a localização, o tamanho da empresa e o nível de experiência.
Como podes ver, os salários podem variar significativamente entre as funções nesta área. Se estás a considerar uma carreira na administração, não te esqueças de explorar e comparar cuidadosamente as tuas opções.
Perguntas frequentes sobre a carta de apresentação de Administrativo
Como posso equilibrar profissionalismo e personalidade na minha carta de apresentação?
Um tom profissional é importante, mas não hesites em deixar a tua personalidade brilhar. Se os recrutadores não se importassem com a personalidade, não pediriam uma carta de apresentação. Mostra entusiasmo pela função e utiliza uma linguagem coloquial. Por exemplo, diz: "Estou entusiasmado por contribuir para a tua equipa", em vez de "Estou interessado no cargo". Equilibrar o profissionalismo com a autenticidade torna a tua carta de apresentação mais cativante.
Qual é a melhor forma de abordar as lacunas do meu historial profissional numa carta de apresentação?
Se tiveres lacunas no teu trabalho, há algumas formas fáceis de as resolver. Primeiro, sê honesto e breve em relação a quaisquer lacunas no emprego e tenta enquadrá-las de forma positiva. Isto significa que, se tirares um tempo para cuidar da tua família ou para estudar, concentra-te nas competências que aprendeste, como multitarefas, resolução de problemas ou gestão do tempo. Não expliques demasiado a razão da tua ausência, mas concentra-te no que aprendeste ao longo do caminho. Depois, volta rapidamente à forma como as tuas capacidades se alinham com o emprego.
Quais são os erros mais comuns a evitar numa carta de apresentação administrativa?
Uma coisa que deves evitar a todo o custo é uma carta de apresentação genérica que possa ser usada para vários empregos, uma vez que vai parecer impessoal e os recrutadores vão reparar rapidamente. Outro erro é usares afirmações demasiado vagas que não acrescentam valor, como "sou um trabalhador esforçado" sem qualquer contexto. Tenta mostrar as tuas competências e realizações como exemplos específicos, idealmente mostrando algum tipo de prova das tuas realizações. E, por último, certifica-te de que a tua carta não contém erros tipográficos ou gramaticais.
Como é que devo utilizar eficazmente as palavras-chave na minha carta de apresentação?
As palavras-chave são uma parte crucial da tua carta de apresentação, uma vez que ajudam a captar a atenção do recrutador e a garantir que passas nos sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS). Lê o anúncio de emprego e procura palavras-chave como "gestão de calendários" ou "coordenação de eventos" e incorpora-as naturalmente na tua carta de apresentação.
Qual deve ser o tamanho da minha carta de apresentação administrativa?
Mantém a tua carta de apresentação concisa e direta, de preferência com menos de uma página. Evita sobrecarregar o leitor, limitando-te a três ou quatro parágrafos curtos. Começa por te apresentares, depois destaca as tuas competências e realizações mais relevantes e termina com um forte apelo à ação. Uma carta de apresentação clara e bem estruturada demonstra que valorizas o tempo do recrutador e revela as tuas capacidades de comunicação, qualidades essenciais para qualquer profissional administrativo.
