Como construir uma carta de apresentação convincente para o pessoal do escritório
Cada empresa orientada para o escritório precisa de profissionais de escritório para manter as suas tarefas e operações de negócio a funcionar sem problemas. Para ganhares uma posição como membro de um staff de escritório, precisas não só de um currículo mas também de uma carta de apresentação que seja optimizada para mostrar os teus pontos fortes profissionais e o valor que tens para oferecer.
Neste guia, iremos cobrir 5 passos chave para escrever a carta de apresentação do pessoal de escritório ideal. Continua a ler para aprenderes como fazê-lo:
- Escreve uma carta de apresentação do pessoal do escritório
- Cria uma saudação personalizada na carta de apresentação do teu pessoal do escritório
- Escreve uma carta de apresentação do pessoal do escritório
- Mostra o teu valor profissional na carta de apresentação do teu pessoal do escritório
- Termina a carta de apresentação do teu pessoal do escritório com uma declaração de encerramento bem escrita
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1. Cria uma carta de apresentação do pessoal do escritório
O primeiro passo para escrever uma carta de apresentação de qualquer tipo é criar correctamente um cabeçalho e uma manchete.
O cabeçalho de uma carta de apresentação contém toda a informação necessária da empresa e do candidato para assegurar que o documento chega à pessoa certa. Isto incluirá o nome e departamento da empresa, o teu nome e título profissional, e a tua informação de contacto.
O cabeçalho da carta de apresentação é uma breve declaração de uma frase colocada correctamente sobre a saudação e introdução que ajuda a captar a atenção dos empregadores e a inspirá-los a ler mais.
Abaixo estão exemplos de como formatar ambos estes elementos na carta de apresentação do teu Office Staff:
Formatação do cabeçalho
Um cabeçalho de carta de apresentação ocupará geralmente cerca de 3 linhas de texto no canto superior esquerdo do documento. Embora a ordem da informação possa variar, deve sempre incluir a informação acima mencionada.
Aqui está um exemplo de como isto pode ser visto na carta de apresentação do teu pessoal do escritório
Para: A Empresa de Produção de Papel, Departamento de Gestão de Escritório
De: John Doe, Profissional de Escritório
(123) 456-7890 | johndoe@email.com | linkedin.com/in/john-doe
A escrever a manchete
O cabeçalho da carta de apresentação do teu Office Staff é crucial, pois ajudará a causar a primeira impressão no empregador ou no gerente de contratação ao ler o documento. Pensa nisto como sendo semelhante a uma manchete de um jornal ou revista que foi concebida para chamar a atenção dos leitores e obrigá-los a ler mais.
Quando escreves este cabeçalho, deves sempre usar uma palavra-chave relacionada com a posição, um número chamativo ou uma palavra de activação, um poderoso adjectivo ou verbo, e uma promessa.
Aqui está um exemplo de um cabeçalho eficaz de uma carta de apresentação do pessoal do escritório
3 Maneiras de Aplicar as Habilidades do Meu Pessoal de Escritório para Apoiar o Sucesso da tua Empresa
Trigger Word/Number: 3 Ways
Palavra-chave: Habilidades do Pessoal do Escritório
Adjectivo/Verbo: Apoio, Candidata-te
Promessa: Apoia o Sucesso da tua Empresa - este tipo de declaração de promessa ajuda a mostrar aos empregadores que estás a falar a sério não só sobre a tua carreira mas sobre o compromisso com a sua empresa.
2. Cria uma saudação personalizada na carta de apresentação do teu pessoal do escritório.
Assim que o teu cabeçalho e manchete estiverem em ordem, é altura de criar uma saudação personalizada que impressionará os empregadores. Embora saudações como "A quem possa interessar" possam ser a abordagem mais fácil, estes tipos de saudações não mostram qualquer nível de pesquisa ou atenção aos detalhes.
Em vez disso, deves procurar no website da empresa ou no LinkedIn para descobrires quem é exactamente a pessoa que irá rever a tua carta de apresentação e endereçar a saudação directamente a eles.
Se não consegues identificar exactamente quem irá rever a tua carta de apresentação, experimenta uma das seguintes opções:
Para a Equipa [Nome da Empresa].
Ou
Para o [Nome da Empresa] Gerente de Contratação
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3. Escreve uma carta de apresentação do pessoal do escritório
Quando um empregador chegar à tua introdução, já terão alguma impressão de ti a partir dos elementos acima referidos da tua carta de apresentação. Como tal, deves saltar imediatamente para a descrição do teu nível de experiência, assim como do porquê de seres um bom ajuste para a empresa.
Na introdução da carta de apresentação do teu pessoal do escritório, deves incluir a seguinte informação:
- Uma breve visão geral da tua história profissional e dos teus objectivos
- Uma declaração sobre porque estás entusiasmado com a candidatura a esta empresa
- Um conhecimento mútuo (quando possível)
Aqui está um exemplo para ajudar a demonstrar como escrever uma carta de apresentação do pessoal do escritório
Para o [Nome da Companhia] Gerente de Contratação,
Como Profissional de Escritório orientado para resultados, tenho mais de 3 anos de experiência a trabalhar em ambientes corporativos com uma grande equipa de mais de 100 membros. O nosso mútuo conhecido Joe Smith, o CEO da [Empresa], recomendou-me que me candidatasse a este cargo depois de rever o meu currículo e portfólio de trabalho.
4. Mostra o teu valor profissional na carta de apresentação do teu pessoal do escritório.
A seguir à introdução da tua carta de apresentação serão os parágrafos do teu corpo. Em geral, deves procurar ter entre dois a quatro parágrafos corporais no total que tenham como objectivo responder às seguintes questões:
- O que te motiva a trabalhar nesta empresa?
- O que esperas aprender com o trabalho nesta empresa?
- Que realizações ou qualificações te fazem sobressair como candidato?
- Que competências-chave possuis que sejam relevantes para o cargo?
As principais realizações terão um papel importante nestes parágrafos do corpo, pois ajudarão a mostrar o valor quantificável que tens para oferecer à empresa. Como tal, certifica-te que quaisquer exemplos de feitos que incluas são tão específicos quanto possível.
Aqui está um exemplo de como descrever um feito numa carta de apresentação
Na minha posição na [Empregador Anterior], ajudei a aumentar a produtividade geral do escritório em 55% através do sourcing e da implementação de uma nova plataforma de software de produtividade digital. Esta plataforma adicionalmente ajudou a poupar cerca de $15K anualmente em despesas operacionais.
5. Termina a carta de apresentação do teu pessoal do escritório com uma declaração de encerramento bem escrita.
O fim da tua carta de apresentação muitas vezes importa tanto como o início e o meio, pois esta é a parte em que irás reiterar o teu compromisso com a empresa e fazer planos para agendar uma chamada ou entrevista.
Nesta declaração final, deves incluir:
- Uma frase entusiasmada a dizer que estás ansioso por ter notícias deles
- Uma frase adicional que diga o teu seguimento, incluindo como os vais contactar ou como eles te podem contactar
- Um sign-off formal
Aqui está um exemplo de uma declaração de encerramento bem escrita numa carta de apresentação do pessoal do escritório
Com a combinação das minhas competências de Office Staff e o compromisso da tua empresa com um serviço excepcional, estou confiante que serei o complemento perfeito para a tua equipa. Estou disponível para chamadas, reuniões virtuais e entrevistas presenciais todos os dias da semana, das 9h às 17h.
Teu Verdadeiramente,
[Nome do candidato]
Se alguma vez te perguntaste como é que uma carta de apresentação difere de um currículo, este artigo dir-te-á tudo sobre as principais diferenças entre os dois.
Perguntas frequentes sobre a carta de apresentação de Equipe do Escritório
Qual deve ser o tamanho de uma carta de apresentação de um empregado de escritório?
Idealmente, a tua carta de apresentação não deve exceder uma página. Sê conciso e vai direto ao assunto, concentrando-te nas tuas principais competências e experiências relevantes para o lugar de empregado de escritório.
Como devo dirigir-me ao destinatário numa carta de apresentação para pessoal de escritório?
Se o anúncio de emprego incluir o nome do diretor de contratação, utiliza-o para te dirigires a ele (por exemplo, "Caro Sr. Smith"). Caso contrário, "Caro Diretor de Contratação" é uma saudação formal e aceitável.
Que informações deves incluir na carta de apresentação?
A tua carta de apresentação deve destacar as tuas competências, experiências, qualificações e realizações relacionadas com o emprego de empregado de escritório. Deve também incluir o motivo pelo qual estás interessado no cargo e na empresa, bem como os teus dados de contacto.
Posso usar a mesma carta de apresentação para diferentes candidaturas de emprego de pessoal de escritório?
Não se recomenda a utilização de uma carta de apresentação de "tamanho único". Em vez disso, adapta cada carta de apresentação à candidatura específica. Modifica-a de modo a realçar as experiências ou competências mais relevantes para a descrição do emprego.
Devo mencionar as expectativas salariais na minha carta de apresentação para um emprego de empregado de escritório?
A menos que o anúncio de emprego o solicite especificamente, normalmente não é necessário incluir as expectativas salariais na tua carta de apresentação. A negociação sobre o salário normalmente acontece mais tarde no processo de contratação.
