Como criar uma carta de apresentação de um assistente administrativo eficaz em 5 passos
Os negócios em todas as indústrias dependem de assistentes administrativos para apoiar o seu pessoal e manter as operações comerciais a decorrer sem problemas. Para ganhares uma posição como assistente administrativo, vais precisar de uma carta de apresentação que chame a atenção dos empregadores e os convença de que és o complemento perfeito para a sua equipa.
Neste guia, vamos cobrir 5 passos essenciais para escrever uma carta de apresentação como assistente administrativo. Continua a ler para aprenderes como fazê-lo:
- Escreve correctamente o cabeçalho e manchete da tua carta de apresentação
- Cria uma saudação personalizada na tua carta de apresentação
- Escreve uma carta de apresentação de um assistente administrativo eficaz
- Mostra o teu valor profissional como assistente administrativo
- Termina a tua carta de apresentação com uma declaração de encerramento convincente
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1. Escreve correctamente o cabeçalho e a manchete da carta de apresentação do teu assistente administrativo
Antes de começares a escrever a introdução e o corpo da tua carta de apresentação, o primeiro passo que deves dar é criar o cabeçalho e a manchete ideais.
O cabeçalho da carta de apresentação é onde irás colocar a informação da empresa, o teu nome, e os teus dados de contacto. Geralmente, esta informação deve ser colocada no canto superior esquerdo da carta de apresentação.
Quanto ao cabeçalho da carta de apresentação, esta é uma breve declaração com uma frase que serve como título para a tua carta. Pensa nisto como sendo semelhante a um título de notícia - deve ser conciso e rápido, fornecendo uma prévia da informação que está para vir.
Abaixo estão exemplos de como formatar e escrever tanto o cabeçalho como o título da carta de apresentação do teu Assistente Administrativo:
Formatação do cabeçalho
Ao escreveres o cabeçalho, deves tentar mantê-lo com cerca de 3 linhas de comprimento. Para tornares o teu nome memorável, ou enumera primeiro ou a negrito o texto para o fazeres aparecer.
Aqui está um exemplo de um cabeçalho de carta de apresentação bem formatado
Para: Jordan Law Associates, Departamento Administrativo
De: Jane Doe, Assistente Administrativa
(123) 456-7890 | | linkedin.com/in/jane-doe
A escrever a manchete
Como mencionado, o título de uma carta de apresentação é semelhante ao título de uma reportagem. Quando escreves este cabeçalho, deves sempre usar uma palavra-chave relacionada com a posição, um número chamativo ou palavra desencadeadora, um poderoso adjectivo ou verbo, e uma promessa.
Aqui está um exemplo de cabeçalho de um assistente administrativo, seguido de uma quebra dos componentes chave
3 Formas de Melhorar a Eficiência Administrativa da tua Empresa
Trigger Word/Number: 3 Ways, Efficiency
Keyword: Administrative
Adjective/Verb: Improve
Promessa: A tua empresa - ao declarares isto, prometes aplicar as tuas competências especificamente para as necessidades da empresa a que te estás a candidatar.
2. Cria uma saudação personalizada na tua carta de apresentação.
A saudação que usas na tua carta de apresentação administrativa deve ser tão específica quanto possível para a empresa. Em vez de incluíres uma saudação vaga - como "A quem possa interessar" - deves pesquisar previamente a pessoa exacta que está encarregue de contratar no departamento a que te estás a candidatar.
Em alguns casos, pode não ser evidente quem exactamente estará a rever a tua carta de apresentação. Neste cenário, deves optar por uma das seguintes saudações:
À Equipa [Nome da Empresa].
Ou
Para o [Nome da Empresa] Gerente de Contratação
Ao escreveres estas saudações mais personalizadas, mostras não só o teu compromisso com a empresa mas também a tua atenção aos detalhes.
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3. Escreve uma carta de apresentação de um assistente administrativo eficaz.
Quando a tua cabeçada, manchete e saudação estiverem fora do caminho, está na hora de escreveres a tua introdução!
Para escreveres uma carta de apresentação eficaz como assistente administrativo, deves esforçar-te por incluir a seguinte informação:
- Uma breve visão geral da tua história profissional e dos teus objectivos
- Uma declaração sobre porque estás entusiasmado com a candidatura a esta empresa
- Um conhecimento mútuo (quando possível)
Se tiveres algum feito importante, podes também incluir um destes na introdução. Caso contrário, deves reservar as tuas principais realizações para os parágrafos do corpo da tua carta de apresentação.
Aqui está um exemplo para ajudar a demonstrar como se escreve uma carta de apresentação de um assistente administrativo
Para o [Nome da Companhia] Gerente de Contratação,
Com mais de 5 anos de experiência como Assistente Administrativo na indústria FinTech, sou a adição ideal para a tua equipa em crescimento. Fui recomendado por Jack Smith, um dos agentes de recrutamento da tua empresa, depois de discutir com ele o meu objectivo de me juntar a uma equipa inicial da FinTech com oportunidades de progresso.
Neste exemplo, o candidato escreve uma introdução eficaz ao declarar os anos de experiência que tem dentro de uma indústria específica. Eles tornam a introdução ainda mais poderosa ao declararem que foram recomendados para o cargo por um dos agentes de recrutamento da empresa.
4. Mostra o teu valor profissional como assistente administrativo
Os parágrafos do corpo da carta de apresentação da tua assistente administrativa são onde irás falar mais a fundo sobre os teus feitos e porque acreditas que és um grande apto para a companhia.
Ao escreveres estes parágrafos, tenta responder a cada uma das seguintes perguntas:
- O que te excita a trabalhar nesta empresa?
- O que esperas aprender com o trabalho nesta empresa?
- Que realizações ou qualificações te fazem sobressair como candidato?
- Que competências-chave possuis que sejam relevantes para o cargo?
Quando descreveres os teus feitos e qualificações nestes parágrafos, certifica-te de usar detalhes específicos e quantificáveis sempre que possível.
Aqui está um exemplo de como descrever um feito numa carta de apresentação
Como assistente administrativo do [Empregador Anterior], concentrei-me principalmente em melhorar os canais de comunicação entre departamentos. Através do sourcing e da implementação de novo software de produtividade digital, ajudei a reduzir em mais de 80% os erros de comunicação internos e as faltas a reuniões.
5. Termina a tua carta de apresentação com uma declaração de encerramento convincente.
Embora a declaração final da tua carta de apresentação deva ser breve, continua a ser um elemento poderoso da tua carta que pode afectar o facto de teres ou não notícias de um empregador.
Dentro desta declaração de encerramento, deves incluir:
- Uma frase entusiasmada a dizer que estás ansioso por ter notícias deles
- Uma frase adicional que diga o teu seguimento, incluindo como os vais contactar ou como eles te podem contactar
- Um sign-off formal
Aqui está um exemplo de uma declaração de encerramento eficaz de uma carta de apresentação de um assistente administrativo
Com os meus anos de experiência e paixão pela indústria, eu sei que serei a adição perfeita para a tua equipa. Estou ansioso por ter notícias tuas e estou disponível para marcar uma chamada ou reunião das 8h às 16h de segunda a sexta-feira. O meu número de telefone do escritório é (123) 456-7890.
Melhores Desejos, [Nome do Candidato].
Se alguma vez te perguntaste como é que uma carta de apresentação difere de um currículo, este artigo vai dizer-te tudo sobre as diferenças chave entre os dois.
Perguntas frequentes sobre a carta de apresentação de Gerência
How can I convey enthusiasm without sounding insincere?
You can show genuine interest by, for example, mentioning what specifically excites you about the company or the role. Try to use positive and energetic language, but avoid clichés and exaggeration. Remember, authenticity resonates more with hiring managers than over-the-top expressions of enthusiasm. So, the best thing you can do is be honest.
How do I address employment gaps in my administrative assistant cover letter?
Firstly, don't try to hide it! You're bound to be asked about this in a job interview anyways! So, in your cover letter, briefly explain any employment gaps in a positive light. Focus on what you learned or how you stayed productive during that time. Whether it was through volunteering, freelancing, or continuing education, make sure you show the employer how these experiences have prepared you for the role.
Should I include my salary expectations in the cover letter?
Talking about your salary expectations when you've not been asked to is a huge taboo in the hiring world! You can mention your salary expectations in your cover letter only if the job posting specifically requests it. And if you must include this information, do so towards the end of your cover letter, providing a range based on your research of industry standards.Otherwise, save the money talk for the job interview.
How long should my administrative assistant cover letter be?
The purpose of a good cover letter is to present yourself as the best candidate for the job in a concise and straightforward manner. Always aim for a cover letter that's concise yet informative, typically one page in length. This usually translates to about 3-4 body paragraphs framed by an introductory and closing paragraph.
Can I use the same cover letter for multiple job applications?
While it may be tempting to use a generic cover letter for multiple job applications to save time, this approach is generally not effective. Employers can easily spot a form letter, which can make you appear less interested and invested in the specific role and company. That's why customizing your cover letter for each job application is non-negotiable!
