Ako vytvoriť efektívny motivačný list administratívneho asistenta v 5 krokoch
Podniky vo všetkých odvetviach sa spoliehajú na administratívnych asistentov, ktorí pomáhajú ich zamestnancom a zabezpečujú hladký priebeh obchodných operácií. Ak chcete získať pozíciu administratívneho asistenta, potrebujete motivačný list, ktorý zamestnávateľov zaujme a presvedčí ich, že ste ideálnou posilou ich tímu.
V tejto príručke sa budeme venovať 5 základným krokom pri písaní motivačného listu pre administratívneho asistenta. Čítajte ďalej a dozviete sa, ako:
- správne vytvoriť záhlavie a nadpis motivačného listu
- Vytvoriť osobný pozdrav v motivačnom liste
- napísať účinný úvodný motivačný list administratívneho asistenta
- Ukážte svoju profesionálnu hodnotu ako administratívny asistent
- Ukončite svoj motivačný list presvedčivým záverečným vyhlásením
Stále hľadáte prácu? Týchto viac ako 100 zdrojov vám povie všetko, čo potrebujete na rýchle prijatie do zamestnania.
Pozrieť viac takýchto príkladov
1. Vytvorte si správne záhlavie a nadpis motivačného listu administratívneho asistenta
Skôr ako začnete písať úvod a telo motivačného listu, prvým krokom, ktorý musíte urobiť, je vytvorenie ideálneho záhlavia a titulku.
Záhlavie motivačného listu je miesto, kde umiestnite informácie o spoločnosti, svoje meno a kontaktné údaje. Vo všeobecnosti by tieto informácie mali byť umiestnené v ľavom hornom rohu motivačného listu.
Pokiaľ ide o nadpis sprievodného listu, ide o krátke, jednovetové vyhlásenie, ktoré slúži ako názov vášho listu. Myslite na to, že je podobný titulku novinového článku - mal by byť stručný a výstižný a poskytovať náhľad na to, aké informácie budú nasledovať.
Nižšie sú uvedené príklady, ako formátovať a napísať záhlavie aj nadpis motivačného listu administratívneho asistenta:
Formátovanie záhlavia
Pri písaní záhlavia by ste sa mali snažiť, aby bolo dlhé približne 3 riadky. Aby bolo vaše meno zapamätateľné, uveďte ho buď ako prvé, alebo text zvýraznite tučným písmom, aby vynikol.
Tu je príklad dobre naformátovaného záhlavia motivačného listu
Komu: Jordan Law Associates, administratívne oddelenie
Od:
(123) 456-7890 | janedoe@email.com | linkedin. com/in/jane-doe
Písanie nadpisu
Ako už bolo spomenuté, titulok motivačného listu je podobný titulku novinového článku. Pri písaní tohto titulku by ste mali vždy použiť kľúčové slovo súvisiace s pozíciou, pútavé číslo alebo spúšťacie slovo, silné prídavné meno alebo sloveso a prísľub.
Tu je príklad titulku pre administratívneho asistenta, po ktorom nasleduje rozpis kľúčových zložiek
3 spôsoby, ako môžem zlepšiť efektívnosť administratívy vo vašej spoločnosti
Spúšťacie slovo/číslo: 3 spôsoby, efektívnosť
Kľúčové slovo: Administratíva
Prídavné meno/sloveso: Zlepšiť
Prísľub: Vaša spoločnosť - uvedením tohto sľubujete, že svoje zručnosti uplatníte konkrétne pre potreby spoločnosti, do ktorej sa hlásite.
2. V motivačnom liste vytvorte osobný pozdrav.
Pozdrav, ktorý použijete v sprievodnom liste pre administratívu, by mal byť čo najšpecifickejší pre danú spoločnosť. Namiesto toho, aby ste uviedli neurčitý pozdrav - napríklad "Komukoľvek, koho sa to týka" - mali by ste si vopred zistiť presnú osobu, ktorá je zodpovedná za prijímanie zamestnancov na oddelení, na ktoré sa hlásite.
V niektorých prípadoch nemusí byť zrejmé, kto presne bude váš motivačný list posudzovať. V takom prípade by ste mali zvoliť jeden z nasledujúcich pozdravov:
[Názov spoločnosti] tímu
Alebo
Náborovému manažérovi [názov spoločnosti]
Napísaním týchto osobnejších pozdravov preukážete nielen svoj záväzok voči spoločnosti, ale aj pozornosť venovanú detailom.
Zisti skóre svojho životopisu!
3. Napíšte účinný úvodný motivačný list administratívnej asistentky
Keď už máte hlavičku, nadpis a pozdrav z krku, je čas napísať úvod!
Ak chcete napísať účinný úvodný motivačný list administratívneho asistenta, mali by ste sa snažiť uviesť nasledujúce informácie:
- stručný prehľad vašej profesionálnej histórie a cieľov
- Vyhlásenie o tom, prečo sa s nadšením uchádzate o zamestnanie v tejto spoločnosti
- Spoločnú známosť (ak je to možné)
Ak máte nejaké významné úspechy, môžete do úvodu uviesť aj jeden z nich. V opačnom prípade by ste si mali svoje kľúčové úspechy vyhradiť pre hlavné odseky motivačného listu.
Tu je príklad, ktorý vám pomôže ukázať, ako napísať úvodný motivačný list administratívneho asistenta
Náborovému manažérovi [názov spoločnosti],
S viac ako 5-ročnými skúsenosťami na pozícii administratívnej asistentky v odvetví FinTech som ideálnou posilou vášho rastúceho tímu. Prihlášku mi odporučil Jack Smith, jeden z náborových agentov vašej spoločnosti, po tom, ako som s ním prediskutovala svoj cieľ pripojiť sa k startupu FinTech s možnosťou kariérneho postupu.
V tomto príklade uchádzač napíše efektívny úvod tým, že uvedie roky skúseností, ktoré má v konkrétnom odvetví. Predstavenie ešte umocní tým, že uvedie, že ho na pozíciu odporučil jeden z náborových agentov spoločnosti.
4. Ukážte svoju profesionálnu hodnotu ako administratívny asistent
Vhlavných odsekoch motivačného listu administratívneho asistenta sa podrobnejšie zmienite o svojich úspechoch a o tom, prečo si myslíte, že ste pre danú spoločnosť vhodným kandidátom.
Pri písaní týchto odsekov sa pokúste odpovedať na každú z nasledujúcich otázok:
- Čo vás na práci v tejto spoločnosti vzrušuje?
- Čo dúfate, že sa pri práci v tejto spoločnosti naučíte?
- Vďaka akým úspechom alebo kvalifikácii vynikáte ako uchádzač?
- Aké kľúčové zručnosti, ktoré sú relevantné pre túto pozíciu, máte?
Pri opise úspechov a zručností v týchto odsekoch nezabudnite použiť konkrétne a kvantifikovateľné údaje, kedykoľvek je to možné.
Tu je príklad opisu úspechov v motivačnom liste
Ako administratívny asistent pre [predchádzajúceho zamestnávateľa] som sa zameral predovšetkým na zlepšenie komunikačných kanálov medzi oddeleniami. Vyhľadaním a zavedením nového digitálneho softvéru na zvýšenie produktivity som pomohla znížiť počet interných nedorozumení a zmeškaných stretnutí o viac ako 80 %.
5. Ukončite svoj motivačný list presvedčivým záverečným vyhlásením
Hoci by záverečné vyhlásenie vášho motivačného listu malo byť stručné, stále je to silný prvok vášho listu, ktorý môže ovplyvniť, či sa vám zamestnávateľ ozve alebo nie.
V rámci tohto záverečného vyhlásenia by ste mali uviesť:
- nadšenú vetu o tom, že sa tešíte, že sa vám ozvú
- ďalšiu vetu, v ktorej uvediete, že budete pokračovať v práci, vrátane toho, ako ich budete kontaktovať alebo ako vás môžu kontaktovať
- formálny podpis
Tu je príklad účinného záverečného vyhlásenia v motivačnom liste administratívneho asistenta
Vďaka mojim dlhoročným skúsenostiam a vášni pre toto odvetvie viem, že budem perfektnou posilou vášho tímu. Teším sa, že sa mi ozvete, a som k dispozícii na dohodnutie telefonátu alebo stretnutia od pondelka do piatka od 8.00 do 16.00 hod. Moje telefónne číslo do kancelárie je (123) 456-7890.
S pozdravom, [meno žiadateľa]
Ak ste sa niekedy zamýšľali nad tým, ako sa motivačný list líši od životopisu, v tomto článku sa dozviete všetko o kľúčových rozdieloch medzi nimi.
Administrácia — často kladené otázky k sprievodnému listu
How can I convey enthusiasm without sounding insincere?
You can show genuine interest by, for example, mentioning what specifically excites you about the company or the role. Try to use positive and energetic language, but avoid clichés and exaggeration. Remember, authenticity resonates more with hiring managers than over-the-top expressions of enthusiasm. So, the best thing you can do is be honest.
How do I address employment gaps in my administrative assistant cover letter?
Firstly, don't try to hide it! You're bound to be asked about this in a job interview anyways! So, in your cover letter, briefly explain any employment gaps in a positive light. Focus on what you learned or how you stayed productive during that time. Whether it was through volunteering, freelancing, or continuing education, make sure you show the employer how these experiences have prepared you for the role.
Should I include my salary expectations in the cover letter?
Talking about your salary expectations when you've not been asked to is a huge taboo in the hiring world! You can mention your salary expectations in your cover letter only if the job posting specifically requests it. And if you must include this information, do so towards the end of your cover letter, providing a range based on your research of industry standards.Otherwise, save the money talk for the job interview.
How long should my administrative assistant cover letter be?
The purpose of a good cover letter is to present yourself as the best candidate for the job in a concise and straightforward manner. Always aim for a cover letter that's concise yet informative, typically one page in length. This usually translates to about 3-4 body paragraphs framed by an introductory and closing paragraph.
Can I use the same cover letter for multiple job applications?
While it may be tempting to use a generic cover letter for multiple job applications to save time, this approach is generally not effective. Employers can easily spot a form letter, which can make you appear less interested and invested in the specific role and company. That's why customizing your cover letter for each job application is non-negotiable!
