Ako zostaviť motivačný list pre administratívu, ktorý vyhrá pracovné miesto
Administratívni pracovníci zohrávajú dôležitú úlohu v každom podniku, pretože pomáhajú udržiavať poriadok v kanceláriách, plánovať stretnutia, vítať návštevníkov a mnoho ďalšieho. Pri písaní motivačného listu na administratívnu pozíciu je veľmi dôležité, aby ste v ňom predstavili svoje najlepšie profesionálne vlastnosti, vďaka ktorým sa na danú pozíciu výborne hodíte.
V tejto príručke vás naučíme 5 kľúčových krokov pri písaní motivačného listu pre administratívu. Čítajte ďalej a dozviete sa všetko o:
- Ako vytvoriť skvelú hlavičku a nadpis sprievodného listu pre administratívnych pracovníkov?
- Použití osobného pozdravu v motivačnom liste
- napísaní úvodu motivačného listu, ktorý upúta pozornosť
- Ukázanie vašej profesionálnej hodnoty v motivačnom liste pre administratívu
- Ukončenie motivačného listu silným záverečným vyhlásením
Stále hľadáte prácu? V týchto viac ako 100 zdrojoch sa dozviete všetko, čo potrebujete na rýchle prijatie do zamestnania.
Pozrieť viac takýchto príkladov
1. Vypracujte zabijácky titulok a nadpis sprievodného listu pre administratívnych pracovníkov
Začiatok vášho motivačného listu by mal vždy pozostávať z 2 hlavných častí:
- Záhlavie: Záhlavie motivačného listu bude obsahovať všetky potrebné kontaktné a poštové informácie o vás aj o zamestnávateľovi.
- Nadpis: V nadpise je potrebné uviesť, že v prípade, ak je motivačný list napísaný na internete, je potrebné, aby ste sa s ním oboznámili: Nadpis je krátke jednozväzkové a jednoriadkové vyhlásenie, ktoré upúta pozornosť čitateľa, podobne ako titulok v novinách.
Každý z týchto prvkov by mal byť krátky a stručný a mal by zaberať len prvú štvrtinu miesta v sprievodnom liste. Nižšie uvádzame rozpis, ako správne naformátovať záhlavie a napísať presvedčivý titulok:
Formátovanie záhlavia
Pri písaní záhlavia uveďte 3 riadky textu v ľavom hornom rohu sprievodného listu. Tieto riadky textu by mali obsahovať:
- Riadok 1: Názov spoločnosti a oddelenie, do ktorého sa hlásite
- Riadok 2: Vaše celé meno a profesijný titul
- Riadok 3: Vaše kontaktné údaje (telefónne číslo, e-mailová adresa atď.)
Celkovo by hlavička mala vyzerať podobne
Pre: The Coca Cola Company, administratívne oddelenie
Od: Coca Cola, a.s: John Doe, administratívny pracovník
(123) 456-7890 | johndoe@email.com | linkedin.com/in/john-doe
Písanie nadpisu
Formátovanie titulku sprievodného listu je pri správnom prístupe jednoduché. Vždy by ste mali použiť kľúčové slovo súvisiace s pozíciou, pútavé číslo alebo spúšťacie slovo, silné prídavné meno a prísľub.
Tu je príklad a rozdelenie titulku motivačného listu pre administratívu
3 kľúčové dôvody, prečo som ideálny administratívny pracovník pre vašu spoločnosť
Spúšťacie slovo/číslo: 3 kľúčové dôvody
Kľúčové slovo: Administratívny pracovník
Prídavné meno: Perfektný
Prísľub: "pre Vašu spoločnosť" - to ukazuje, že ste odhodlaní využiť svoj talent konkrétne pre jej potreby
2. V sprievodnom liste pre administratívnych pracovníkov použite osobný pozdrav
Jedným z najlepších spôsobov, ako nielen upútať pozornosť zamestnávateľov, ale aj ukázať vlastnú pozornosť k detailom a úroveň angažovanosti, je použiť personalizovaný pozdrav, ktorým začnete svoj motivačný list.
Namiesto toho, aby ste napísali "Komukoľvek, koho sa to týka", mali by ste namiesto toho zistiť presné meno personalistu alebo vedúceho oddelenia, ktorému svoju žiadosť zasielate.
V prípade, že nemôžete odhaliť, kto bude vašu žiadosť posudzovať, zvoľte radšej uvedenie:
[Názov spoločnosti] tímu
Alebo
Náborovému manažérovi [názov spoločnosti]
Zisti skóre svojho životopisu!
3. Napíšte úvodný motivačný list, ktorý upúta pozornosť
Prvý odsek motivačného listu je pravdepodobne najdôležitejší, pretože v ňom zdôrazníte svoje najlepšie vlastnosti, aby ste upútali pozornosť čitateľa a prinútili ho čítať ďalej.
Hoci by ste sa mali snažiť o to, aby bol úvod krátky - ideálne jedna až tri vety - mali by ste sa pokúsiť uviesť aj nasledujúce informácie:
- stručný prehľad vašej profesionálnej histórie a cieľov
- Vyhlásenie o tom, prečo sa s nadšením uchádzate o zamestnanie v tejto spoločnosti
- Spoločnú známosť (ak je to možné)
Tu je príklad, ktorý vám pomôže ukázať, ako napísať úvodný motivačný list pre administratívu
Náborovému manažérovi [názov spoločnosti],
Som administratívny manažér s viac ako 8 rokmi skúseností s prácou v právnych kanceláriách. Po rozhovore s vašou marketingovou špecialistkou, neznámou, mi je jasné, že vášeň vašej spoločnosti pre občiansku spravodlivosť sa zhoduje s mojím vlastným profesionálnym nasadením pre túto vec.
V tomto príklade žiadateľ jasne uvádza svoj titul a roky praxe. Pridáva ďalšiu úroveň účinnosti tým, že priamo menuje osobu v spoločnosti, ktorú pozná a s ktorou hovoril, čím dáva čitateľovi okamžitú profesionálnu referenciu.
4. Ukážte svoju profesionálnu hodnotu v motivačnom liste pre administratívu
Po napísaní úvodu je čas poskytnúť podrobnejší pohľad na to, kto ste ako administratívny odborník. Hlavná časť vášho motivačného listu by mala obsahovať dva až tri ďalšie odseky, v ktorých podrobne opíšete, prečo ste pre danú spoločnosť vhodným kandidátom a naopak.
Pri písaní týchto odsekov sa snažte odpovedať na nasledujúce otázky:
- Čo vás vzrušuje na práci v tejto spoločnosti?
- Čo si od práce v tejto spoločnosti sľubujete, že sa naučíte?
- Vďaka akým úspechom alebo kvalifikácii vynikáte ako uchádzač?
- Aké kľúčové zručnosti, ktoré sú relevantné pre túto pozíciu, máte?
Keď v motivačnom liste uvádzate rôzne úspechy, nezabudnite použiť konkrétne a kvantifikovateľné údaje, ktoré vyjadrujú profesionálnu hodnotu, ktorou môžete prispieť spoločnosti.
Tu je príklad, ako opísať úspech v motivačnom liste
Na predchádzajúcej administratívnej pozícii v [bývalý názov spoločnosti] som podporoval ich zamestnancov zavedením nového digitálneho softvéru na plánovanie, čím som znížil počet zmeškaných alebo preložených stretnutí o 75 %. Okrem toho som zabezpečila nového výrobcu kancelárskych potrieb, čo viedlo k zníženiu prevádzkových nákladov o 20 %.
5. Ukončite svoj motivačný list silným záverečným vyhlásením
Poslednou zložkou vášho sprievodného listu pre administratívu je záverečné vyhlásenie.
Dobre napísané záverečné vyhlásenie by malo mať dĺžku jednej až dvoch viet. V rámci tohto vyhlásenia by ste mali uviesť nasledujúce informácie:
- nadšenú vetu, v ktorej uvediete, že sa tešíte na odpoveď
- ďalšiu vetu, v ktorej uvediete, že budete pokračovať, vrátane toho, ako ich budete kontaktovať alebo ako vás môžu kontaktovať
- formálny podpis
Celkovo by tieto časti mali vyzerať podobne ako v nasledujúcom príklade
S radosťou sa spojím s vaším tímom, aby sme prediskutovali, ako môžem uplatniť svoje administratívne vášne a odborné znalosti na podporu vášho podniku. Aby som vyjadril svoj pretrvávajúci záujem o túto pozíciu, budem k dispozícii každý pracovný deň od 12.00 do 15.00 hod. počas nasledujúceho mesiaca, aby som sa s vami porozprával priamo prostredníctvom telefonátu, virtuálneho stretnutia alebo osobného pohovoru. Môžete ma zastihnúť na telefónnom čísle (123) 456-7890.
S úctou,
[meno uchádzača]
Ak ste sa niekedy zamýšľali nad tým, ako sa motivačný list líši od životopisu, v tomto článku sa dozviete všetko o kľúčových rozdieloch medzi nimi.
Kariérne vyhliadky v administratíve v roku 2025
V rokoch 2023 až 2033 sa očakáva nárast počtu pracovných miest v administratíve o 6 %. To je rýchlejšie ako celoštátny priemer pre všetky povolania. (Zdroj: Americký úrad pre štatistiku práce).
Každý rok sa očakáva, že sa otvorí približne 35 200 pracovných miest v administratíve, a to najmä z dôvodu potreby nahradiť pracovníkov, ktorí prechádzajú do iných povolaní alebo odchádzajú z pracovného pomeru (napr. z dôvodu odchodu do dôchodku).
Priemerné základné platy v USA na populárnych administratívnych pozíciách:
- Administratívny pracovník: 44 819 USD/rok
- Manažér zariadení: 77 912 USD/rok
- Recepčný na recepcii: 34 812 USD/rok
- Vedúci kancelárie: 64 612 USD/rok
- Osobný asistent: 49 392 USD/rok
Odhady platov vychádzajú z údajov, ktoré spoločnosti Indeed anonymne poskytli jednotlivci pracujúci na týchto pozíciách, ako aj z informácií z minulých a súčasných pracovných ponúk na tejto platforme za posledných 36 mesiacov.
Tieto údaje sa môžu líšiť v závislosti od lokality, veľkosti spoločnosti a úrovne skúseností.
Ako vidíte, platy sa môžu na rôznych pozíciách v tejto oblasti výrazne líšiť. Ak uvažujete o kariére v administratíve, nezabudnite dôkladne preskúmať a porovnať svoje možnosti.
Administratíva — často kladené otázky k sprievodnému listu
Ako v motivačnom liste vyvážiť profesionalitu a osobnosť?
Profesionálny tón je dôležitý, ale neváhajte dať vyniknúť svojej osobnosti. Ak by náborovým pracovníkom nezáležalo na osobnosti, v prvom rade by si nevyžiadali motivačný list. Prejavte nadšenie pre danú pozíciu a používajte hovorový jazyk. Povedzte napríklad: "Teším sa, že budem môcť prispieť do vášho tímu," namiesto "Mám záujem o túto pozíciu". Vyváženie profesionality s autenticitou urobí váš motivačný list pútavejším.
Aký je najlepší spôsob riešenia medzier v pracovnej histórii v motivačnom liste?
Ak máte v práci medzery, môžete ich odstrániť niekoľkými jednoduchými spôsobmi. Po prvé, buďte úprimní a struční v otázke akýchkoľvek medzier v zamestnaní a snažte sa ich formulovať v pozitívnom svetle. To znamená, že ak ste si vzali voľno na starostlivosť o rodinu alebo na vzdelávanie, zamerajte sa na zručnosti, ktoré ste sa naučili, ako je multitasking, riešenie problémov alebo manažment času. Nevysvetľujte príliš, prečo ste mali prestávku, ale namiesto toho sa zamerajte na to, čo ste sa počas nej naučili. Potom sa rýchlo vráťte k tomu, ako vaše schopnosti zodpovedajú pracovnej pozícii.
Akým častým chybám sa treba vyhnúť v sprievodnom liste pre administratívu?
Jednou z vecí, ktorej by ste sa mali za každú cenu vyhnúť, je všeobecný motivačný list, ktorý sa dá použiť na viacero pracovných miest, pretože bude pôsobiť neosobne a náboroví pracovníci si ho rýchlo všimnú. Ďalšou chybou je používanie príliš vágnych vyhlásení, ktoré nemajú pridanú hodnotu, ako napríklad "som pracovitý" bez akéhokoľvek kontextu. Snažte sa ukázať svoje zručnosti a úspechy na konkrétnych príkladoch, v ideálnom prípade uveďte nejaký dôkaz o svojich úspechoch. A nakoniec sa uistite, že váš list neobsahuje preklepy a gramatické chyby.
Ako mám efektívne používať kľúčové slová v motivačnom liste?
Kľúčové slová sú dôležitou súčasťou motivačného listu, pretože pomáhajú upútať pozornosť náborového pracovníka a zabezpečiť, aby ste prešli systémami na sledovanie uchádzačov (ATS). Prečítajte si pracovný inzerát a hľadajte kľúčové slová ako "správa kalendára" alebo "koordinácia podujatí" a prirodzene ich zakomponujte do svojho motivačného listu.
Aký dlhý by mal byť sprievodný list pre administratívu?
Motivačný list musí byť stručný a výstižný, ideálne nie dlhší ako jedna strana. Vyhnite sa zahlteniu čitateľa tým, že sa budete držať troch alebo štyroch krátkych odsekov. Začnite tým, že sa predstavíte, potom zdôraznite svoje najdôležitejšie zručnosti a úspechy a na záver dôrazne vyzvite k činnosti. Jasný a cielený motivačný list dokazuje, že si vážite čas náborového pracovníka, a prezentuje vaše komunikačné schopnosti, čo sú základné vlastnosti každého administratívneho pracovníka.
