Ako zostaviť motivačný list pre administratívu, ktorý vyhrá pracovné miesto
Administratívni pracovníci zohrávajú dôležitú úlohu v každom podniku, pretože pomáhajú udržiavať poriadok v kanceláriách, plánovať stretnutia, vítať návštevníkov a mnoho ďalšieho. Pri písaní motivačného listu na administratívnu pozíciu je veľmi dôležité, aby ste v ňom predstavili svoje najlepšie profesionálne vlastnosti, vďaka ktorým sa na danú pozíciu výborne hodíte.
V tejto príručke vás naučíme 5 kľúčových krokov pri písaní motivačného listu pre administratívu. Čítajte ďalej a dozviete sa všetko o:
- Ako vytvoriť skvelú hlavičku a nadpis sprievodného listu pre administratívnych pracovníkov?
- Použití osobného pozdravu v motivačnom liste
- napísaní úvodu motivačného listu, ktorý upúta pozornosť
- Ukázanie vašej profesionálnej hodnoty v motivačnom liste pre administratívu
- Ukončenie motivačného listu silným záverečným vyhlásením
Stále hľadáte prácu? V týchto viac ako 100 zdrojoch sa dozviete všetko, čo potrebujete na rýchle prijatie do zamestnania.
Pozrieť viac takýchto príkladov
1. Vypracujte zabijácky titulok a nadpis sprievodného listu pre administratívnych pracovníkov
Začiatok vášho motivačného listu by mal vždy pozostávať z 2 hlavných častí:
- Záhlavie: Záhlavie motivačného listu bude obsahovať všetky potrebné kontaktné a poštové informácie o vás aj o zamestnávateľovi.
- Nadpis: V nadpise je potrebné uviesť, že v prípade, ak je motivačný list napísaný na internete, je potrebné, aby ste sa s ním oboznámili: Nadpis je krátke jednozväzkové a jednoriadkové vyhlásenie, ktoré upúta pozornosť čitateľa, podobne ako titulok v novinách.
Každý z týchto prvkov by mal byť krátky a stručný a mal by zaberať len prvú štvrtinu miesta v sprievodnom liste. Nižšie uvádzame rozpis, ako správne naformátovať záhlavie a napísať presvedčivý titulok:
Formátovanie záhlavia
Pri písaní záhlavia uveďte 3 riadky textu v ľavom hornom rohu sprievodného listu. Tieto riadky textu by mali obsahovať:
- Riadok 1: Názov spoločnosti a oddelenie, do ktorého sa hlásite
- Riadok 2: Vaše celé meno a profesijný titul
- Riadok 3: Vaše kontaktné údaje (telefónne číslo, e-mailová adresa atď.)
Celkovo by hlavička mala vyzerať podobne
Pre: The Coca Cola Company, administratívne oddelenie
Od: Coca Cola, a.s: John Doe, administratívny pracovník
(123) 456-7890 | johndoe@email.com | linkedin.com/in/john-doe
Písanie nadpisu
Formátovanie titulku sprievodného listu je pri správnom prístupe jednoduché. Vždy by ste mali použiť kľúčové slovo súvisiace s pozíciou, pútavé číslo alebo spúšťacie slovo, silné prídavné meno a prísľub.
Tu je príklad a rozdelenie titulku motivačného listu pre administratívu
3 kľúčové dôvody, prečo som ideálny administratívny pracovník pre vašu spoločnosť
Spúšťacie slovo/číslo: 3 kľúčové dôvody
Kľúčové slovo: Administratívny pracovník
Prídavné meno: Perfektný
Prísľub: "pre Vašu spoločnosť" - to ukazuje, že ste odhodlaní využiť svoj talent konkrétne pre jej potreby
2. V sprievodnom liste pre administratívnych pracovníkov použite osobný pozdrav
Jedným z najlepších spôsobov, ako nielen upútať pozornosť zamestnávateľov, ale aj ukázať vlastnú pozornosť k detailom a úroveň angažovanosti, je použiť personalizovaný pozdrav, ktorým začnete svoj motivačný list.
Namiesto toho, aby ste napísali "Komukoľvek, koho sa to týka", mali by ste namiesto toho zistiť presné meno personalistu alebo vedúceho oddelenia, ktorému svoju žiadosť zasielate.
V prípade, že nemôžete odhaliť, kto bude vašu žiadosť posudzovať, zvoľte radšej uvedenie:
[Názov spoločnosti] tímu
Alebo
Náborovému manažérovi [názov spoločnosti]
Zisti skóre svojho životopisu!
3. Napíšte úvodný motivačný list, ktorý upúta pozornosť
Prvý odsek motivačného listu je pravdepodobne najdôležitejší, pretože v ňom zdôrazníte svoje najlepšie vlastnosti, aby ste upútali pozornosť čitateľa a prinútili ho čítať ďalej.
Hoci by ste sa mali snažiť o to, aby bol úvod krátky - ideálne jedna až tri vety - mali by ste sa pokúsiť uviesť aj nasledujúce informácie:
- stručný prehľad vašej profesionálnej histórie a cieľov
- Vyhlásenie o tom, prečo sa s nadšením uchádzate o zamestnanie v tejto spoločnosti
- Spoločnú známosť (ak je to možné)
Tu je príklad, ktorý vám pomôže ukázať, ako napísať úvodný motivačný list pre administratívu
Náborovému manažérovi [názov spoločnosti],
Som administratívny manažér s viac ako 8 rokmi skúseností s prácou v právnych kanceláriách. Po rozhovore s vašou marketingovou špecialistkou, neznámou, mi je jasné, že vášeň vašej spoločnosti pre občiansku spravodlivosť sa zhoduje s mojím vlastným profesionálnym nasadením pre túto vec.
V tomto príklade žiadateľ jasne uvádza svoj titul a roky praxe. Pridáva ďalšiu úroveň účinnosti tým, že priamo menuje osobu v spoločnosti, ktorú pozná a s ktorou hovoril, čím dáva čitateľovi okamžitú profesionálnu referenciu.
4. Ukážte svoju profesionálnu hodnotu v motivačnom liste pre administratívu
Po napísaní úvodu je čas poskytnúť podrobnejší pohľad na to, kto ste ako administratívny odborník. Hlavná časť vášho motivačného listu by mala obsahovať dva až tri ďalšie odseky, v ktorých podrobne opíšete, prečo ste pre danú spoločnosť vhodným kandidátom a naopak.
Pri písaní týchto odsekov sa snažte odpovedať na nasledujúce otázky:
- Čo vás vzrušuje na práci v tejto spoločnosti?
- Čo si od práce v tejto spoločnosti sľubujete, že sa naučíte?
- Vďaka akým úspechom alebo kvalifikácii vynikáte ako uchádzač?
- Aké kľúčové zručnosti, ktoré sú relevantné pre túto pozíciu, máte?
Keď v motivačnom liste uvádzate rôzne úspechy, nezabudnite použiť konkrétne a kvantifikovateľné údaje, ktoré vyjadrujú profesionálnu hodnotu, ktorou môžete prispieť spoločnosti.
Tu je príklad, ako opísať úspech v motivačnom liste
Na predchádzajúcej administratívnej pozícii v [bývalý názov spoločnosti] som podporoval ich zamestnancov zavedením nového digitálneho softvéru na plánovanie, čím som znížil počet zmeškaných alebo preložených stretnutí o 75 %. Okrem toho som zabezpečila nového výrobcu kancelárskych potrieb, čo viedlo k zníženiu prevádzkových nákladov o 20 %.
5. Ukončite svoj motivačný list silným záverečným vyhlásením
Poslednou zložkou vášho sprievodného listu pre administratívu je záverečné vyhlásenie.
Dobre napísané záverečné vyhlásenie by malo mať dĺžku jednej až dvoch viet. V rámci tohto vyhlásenia by ste mali uviesť nasledujúce informácie:
- nadšenú vetu, v ktorej uvediete, že sa tešíte na odpoveď
- ďalšiu vetu, v ktorej uvediete, že budete pokračovať, vrátane toho, ako ich budete kontaktovať alebo ako vás môžu kontaktovať
- formálny podpis
Celkovo by tieto časti mali vyzerať podobne ako v nasledujúcom príklade
S radosťou sa spojím s vaším tímom, aby sme prediskutovali, ako môžem uplatniť svoje administratívne vášne a odborné znalosti na podporu vášho podniku. Aby som vyjadril svoj pretrvávajúci záujem o túto pozíciu, budem k dispozícii každý pracovný deň od 12.00 do 15.00 hod. počas nasledujúceho mesiaca, aby som sa s vami porozprával priamo prostredníctvom telefonátu, virtuálneho stretnutia alebo osobného pohovoru. Môžete ma zastihnúť na telefónnom čísle (123) 456-7890.
S úctou,
[meno uchádzača]
Ak ste sa niekedy zamýšľali nad tým, ako sa motivačný list líši od životopisu, v tomto článku sa dozviete všetko o kľúčových rozdieloch medzi nimi.
Administratíva — často kladené otázky k sprievodnému listu
How do I balance professionalism with personality in my cover letter?
A professional tone is important, but don’t hesitate to let your personality shine. If recruiters didn’t care about personality, they wouldn’t ask for a cover letter in the first place. Show enthusiasm for the role and use conversational language. For example, say, “I’m excited to contribute to your team,” instead of, “I am interested in the position.” Balancing professionalism with authenticity makes your cover letter more engaging.
What’s the best way to address gaps in my work history in a cover letter?
If you have gaps in your work, there are a few easy ways to address them. First, be honest and brief about any employment gaps, and try to frame them in a positive light. This means that, if you take time off to care for your family or pursue education, focus on the skills you’ve learned like multitasking, problem-solving, or time management. Don’t overexplain why you had the gap but focus on what you’ve learned along the way instead. Then, pivot quickly back to how your abilities align with the job.
What are common mistakes to avoid in an administrative cover letter?
One thing you should avoid at all costs is a generic cover letter that can be used for multiple jobs as it will feel impersonal and recruiters will quickly notice. Another mistake is to use overly vague statements that don’t add value, such as “I am a hard worker” without any context. Try to show your skills and accomplishments as specific examples, ideally showing some kind of proof of your accomplishments. And lastly, make sure your letter is free of typos and grammatical errors.
How should I use keywords effectively in my cover letter?
Keywords are a crucial part of your cover letter as they help to catch the attention of the recruiter and ensure you pass the Applicants Tracking Systems (ATS). Read the job ad and look for keywords like “calendar management” or “event coordination” and incorporate them naturally into your cover letter.
How long should my administrative cover letter be?
Keep your cover letter concise and to the point, ideally no longer than one page. Avoid overwhelming the reader by sticking to three or four short body paragraphs. Start by introducing yourself, then highlight your most relevant skills and accomplishments, and finish with a strong call to action. A clear and focused cover letter demonstrates that you value the recruiter’s time and showcases your communication skills, which are essential qualities for any administrative professional.
