P Card Administrator at Vallourec Resume Sample

• Riadenie tímu 5 špecialistov na nákupné karty, zabezpečenie včasného a presného spracovania auditov založených na dodržiavaní predpisov a dodržiavanie zásad a postupov spoločnosti.
• Zaviedol nový systém na sledovanie a odsúhlasovanie výdavkov na nákupné karty, čo viedlo k 50 % zníženiu počtu chýb a zvýšeniu transparentnosti výdavkov.
• Uskutočňoval pravidelné školenia pre členov tímu a iné oddelenia o osvedčených postupoch pri používaní kariet verejného obstarávania a požiadavkách na dodržiavanie predpisov, čo viedlo k lepšiemu využívaniu a menšiemu počtu problémov s dodržiavaním predpisov.
• Spolupracoval s finančnými a účtovnými tímami s cieľom zefektívniť proces odsúhlasovania a skrátiť čas potrebný na uzávierku na konci mesiaca o 25 %.
• Vykonal dôkladnú analýzu údajov o kreditných kartách s cieľom identifikovať trendy a vzory.
• Spolupracoval s multifunkčnými tímami na implementácii nových procesov dodržiavania predpisov, čo viedlo k 40 % nárastu auditov založených na dodržiavaní predpisov.
• Poskytoval výnimočný zákaznícky servis držiteľom kariet, včas a profesionálne riešil otázky a problémy, čo viedlo k uznaniu oddelenia.

Správca kariet P

Poskytovanie školení pre nových držiteľov kariet.

Iniciovanie žiadosti o nákupnú kartu a údržba používateľov prostredníctvom spoločnosti J.P. Morgan Chase.

Zadávanie, udržiavanie informácií o Procurement Card v systéme PeopleSoft Financials.

Pomoc koncovým používateľom pri procese odsúhlasovania v programe PeopleSoft Financials.

Priamy kontakt so spoločnosťou Chase v súvislosti so stratenými/znehodnotenými kartami.

Vyhľadávanie kreditných kariet držiteľov/záležitostí na webovej stránke Smart Data.

Udržiavať údaje o kartách verejného obstarávania v excelovskom hárku.

Uľahčovanie obstarávania produktov a služieb prostredníctvom výberových konaní.

Vyhodnocovanie ponúk a zostavovanie tabuliek.

Odosielanie, zhromažďovanie a tabuľkové spracovanie referenčných dotazníkov dodávateľov.

Spracúvanie požiadaviek na generovanie objednávok.

Pripravovať listy s dohodami a zmluvy pre dodávateľov pre okresné zadané ponuky.

• Úspešné rokovania s dodávateľmi, ktorých výsledkom bolo zníženie nákladov na suroviny pre výrobu spoločnosti o 15 %.
• Efektívne spravoval nákupné objednávky a zabezpečoval včasné dodávky materiálov a výrobkov, aby sa dodržali termíny výroby.
• Rozvíjal a udržiaval pozitívne vzťahy s dodávateľmi, čo viedlo k zlepšeniu cien a podmienok poskytovania služieb.

Uľahčovanie obstarávania výrobkov a služieb prostredníctvom súťažných výberových konaní.

Zostavovanie tabuliek s ponukami.

Odosielanie, zber, tabuľkové spracovanie referenčných dotazníkov dodávateľov.

Spracovávanie požiadaviek na generovanie nákupných objednávok.

Príprava listov s dohodami a zmlúv pre dodávateľov pre okres, ktorým boli zadané ponuky.

Iniciovanie žiadosti o vydanie nákupnej karty a údržba používateľov prostredníctvom J.P. Morgan Chase a

PeopleSoft Financials.

Povinnosti všeobecného úradníka

Udržiavanie informácií o dodávateľoch v systéme PeopleSoft Financials vrátane aktivácie dodávateľov, kontaktov

informácií, W-9 a balíčkov Sole Source.

Asistovať pri vytváraní, úprave formulárov oddelenia, tabuliek.

Pomáhať koncovému používateľovi s navigáciou v systéme PeopleSoft Financials pri online príjme tovaru, služieb. Asistovať na stránke .

koncovému používateľovi pri navigácii v potrubnej sieti s cieľom vyhľadať dodávateľov, ktorým boli udelené ponuky, a zabezpečiť tak súlad s predpismi.

Odsúhlasenie nákupných objednávok, aby sa zhodovali s faktúrami dodávateľov pod vedením nákupcu a/alebo účtovníka.

Asistovať nákupcovi pri otváraní ponúk. Pomáhať nákupcovi pri komplexných tabuľkách ponúk.

Odosielať, zhromažďovať a zostavovať tabuľky referenčných dotazníkov dodávateľov.

Spracovávať požiadavky v mene nákupcu. Pripravovať listy so zmluvami pre dodávateľov, ktorým okres zadal ponuku, a pre dodávateľov z jediného zdroja.

Iniciovanie žiadosti o vydanie nákupnej karty a údržba používateľov prostredníctvom spoločnosti J.P. Morgan Chase.

Zadávanie a udržiavanie informácií o obstarávacích kartách v systéme PeopleSoft.

• Spracovávanie a udržiavanie presných záznamov pre viac ako 500 osobných spisov, čo viedlo k výraznému zníženiu počtu chýb a zvýšeniu efektívnosti správy údajov.
• Správa prichádzajúcich telefonátov, e-mailov a korešpondencie, zabezpečenie včasných a profesionálnych odpovedí klientom aj kolegom.
• Koordinoval logistiku a plánoval podujatia pre školenia zamestnancov, čo viedlo k zlepšeniu morálky a zvýšeniu produktivity členov tímu.
• Vykonával výskum a analýzy kľúčových projektových ukazovateľov, čím poskytoval vedeniu cenné informácie a prispieval k strategickému rozhodovaniu.